Czego się dowiesz?
- Za jaki rok można zniszczyć dokumenty księgowe i podatkowe w 2024 roku?
W 2024 roku można zniszczyć dokumenty księgowe i podatkowe za 2017 rok, jeśli minął 5-letni okres liczony od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku. Dotyczy to m.in. faktur, ksiąg rachunkowych i ewidencji podatkowych. Ten termin nie ma zastosowania, jeśli dokumentacja nadal podlega obowiązkowi przechowywania z innego powodu.
- Jak długo trzeba przechowywać dokumenty pracownicze w 2024 roku?
Dokumentację pracowniczą przechowuje się zwykle przez 10 lat albo 50 lat, zależnie od okresu zatrudnienia pracownika. Dla osób zatrudnionych po 2019 roku standardem jest 10 lat, a dla części starszych akt nadal obowiązuje dłuższa archiwizacja. Przed zniszczeniem trzeba więc ustalić, do której grupy należy dana dokumentacja.
- Za jaki rok można zniszczyć dokumenty ZUS i ubezpieczeniowe w 2024 roku?
W 2024 roku można zniszczyć część dokumentów ZUS za 2018 rok, ponieważ okres ich przechowywania wynosi zwykle 5 lat. Chodzi m.in. o dokumentację związaną ze składkami i zgłoszeniami do ubezpieczeń społecznych. W nowszych rozliczeniach 5 lat liczy się od przekazania dokumentów do ZUS, a e-ZLA należy przechowywać elektronicznie.
- Jakie dokumenty firmowe mają inne terminy przechowywania niż standardowe 5 lat?
Nie wszystkie dokumenty firmowe podlegają tej samej zasadzie 5 lat, ponieważ część z nich trzeba przechowywać krócej albo wyraźnie dłużej. Dokumenty handlowe i techniczne często mieszczą się w typowym okresie, ale reklamacje i rękojmie mogą mieć krótszy termin, a dokumentacja środków trwałych i zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe wymaga dłuższego przechowywania.
Co znajdziesz w artykule?
1. Dokumenty księgowe i podatkowe
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, dokumenty księgowe i podatkowe, takie jak faktury, księgi rachunkowe czy ewidencje, muszą być przechowywane przez okres 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku. Oznacza to, że w 2024 roku można zniszczyć dokumenty za rok 2017. Warto jednak pamiętać, że ten okres może zostać wydłużony w przypadku, gdy dojdzie do kontroli skarbowej. Jeśli Urząd Skarbowy wszczyna postępowanie podatkowe, obowiązek przechowywania dokumentów zostaje przedłużony do czasu zakończenia kontroli.2. Dokumenty pracownicze
Kwestia przechowywania dokumentacji pracowniczej jest bardziej złożona. Zgodnie z przepisami, okres przechowywania dokumentacji osobowej oraz płacowej pracowników zatrudnionych po 2019 roku wynosi 10 lat. W przypadku pracowników zatrudnionych przed 2019 rokiem okres ten może wynosić nawet 50 lat, w zależności od daty zatrudnienia i zmieniających się przepisów. Oznacza to, że w 2024 roku mogą Państwo zniszczyć dokumenty pracownicze dotyczące zatrudnienia sprzed co najmniej 10 lat, o ile nie są objęte dłuższym okresem archiwizacji.3. Dokumenty ZUS i ubezpieczeniowe
Dokumentacja związana ze składkami ZUS, takimi jak zgłoszenia pracowników do ubezpieczeń społecznych, musi być przechowywana przez okres 5 lat od dnia jej sporządzenia. Oznacza to, że w 2024 roku mogą Państwo zniszczyć dokumenty ZUS za rok 2018. Podobnie jak w przypadku dokumentów podatkowych, ten okres może ulec wydłużeniu w przypadku postępowania kontrolnego.4. Dokumenty techniczne i handlowe
Dokumenty związane z działalnością handlową, umowy z klientami, oferty czy dokumenty techniczne, mogą podlegać różnym okresom przechowywania w zależności od ich charakteru. Zazwyczaj przepisy przewidują, że tego typu dokumenty należy przechowywać przez 5 lat, choć w niektórych przypadkach może to być krótszy okres. Warto przeanalizować specyfikę dokumentów, aby ocenić, czy można je zniszczyć w 2024 roku.5. Wyjątkowe sytuacje – dłuższe okresy przechowywania
Warto pamiętać, że niektóre dokumenty mogą podlegać dłuższym okresom przechowywania, niż przewidują to standardowe przepisy. Przykładem mogą być dokumenty dotyczące postępowań sądowych, roszczeń lub innych sytuacji, w których przepisy wydłużają obowiązek archiwizacji. Dokumenty te mogą być przechowywane tak długo, jak wymaga tego konkretna sytuacja prawna. Zalecamy regularne przeglądanie archiwów oraz niszczenie dokumentów, które nie muszą już być przechowywane, zgodnie z obowiązującymi normami bezpieczeństwa. W razie jakichkolwiek wątpliwości zachęcamy do kontaktu z naszym zespołem, który doradzi, jak najlepiej zarządzać dokumentacją oraz jej bezpieczną utylizacją.Co nowego w maju 2026?
Poza ogólną zasadą 5 lub 10 lat warto sprawdzić wyjątki, bo część dokumentów trzeba trzymać krócej albo wyraźnie dłużej.
- Środki trwałe mają dłuższy termin — dokumentację środków trwałych przechowuje się co najmniej przez okres amortyzacji oraz 5 lat po jej zakończeniu lub likwidacji jednostki.
- ZUS: które rozliczenia 5 lat — kopie deklaracji rozliczeniowych, raportów imiennych i korekt złożonych do ZUS przechowuje się 5 lat od przekazania, jeśli złożono je od 1 stycznia 2012 r.
- e-ZLA tylko elektronicznie — dokument elektronicznego zwolnienia lekarskiego pobrany z eZUS płatnik składek musi przechowywać elektronicznie przez co najmniej 5 lat.
- Sprawozdania finansowe to wyjątek — zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe zaleca się przechowywać bezterminowo, mimo że minimalny okres wynikający z przepisów to 5 lat.
- Reklamacje i rękojmia krócej — dokumenty związane z reklamacjami i rękojmiami zwykle przechowuje się 1 rok od zakończenia reklamacji albo rękojmi, jeśli przepisy nie stanowią inaczej.
Pytania i odpowiedzi
Czy wszystkie dokumenty z 2017 roku można zniszczyć w 2024 roku?
Nie, sam rok powstania dokumentu nie wystarcza do podjęcia decyzji o zniszczeniu. Okres przechowywania liczy się różnie w zależności od rodzaju dokumentacji, a w części przypadków bieg terminu zaczyna się od końca roku podatkowego, dnia sporządzenia dokumentu albo zakończenia określonego zdarzenia. Przed brakowaniem trzeba więc przypisać dokument do właściwej kategorii i sprawdzić, czy nie występują wyjątki.
Jak sprawdzić, od kiedy liczyć okres przechowywania dokumentów?
Okres przechowywania należy liczyć zgodnie z podstawą prawną właściwą dla danej grupy dokumentów. Dla dokumentów podatkowych znaczenie ma koniec roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku, dla części dokumentów ZUS dzień przekazania lub sporządzenia, a dla akt pracowniczych data związana z zatrudnieniem i obowiązującym w tym czasie stanem prawnym. Błędne ustalenie początku terminu może prowadzić do przedwczesnego zniszczenia dokumentacji.
Których dokumentów nie należy niszczyć mimo upływu podstawowego terminu?
Nie powinno się niszczyć dokumentów objętych kontrolą, sporem, roszczeniem albo szczególnym obowiązkiem archiwizacji. Dotyczy to zwłaszcza dokumentacji związanej z postępowaniami podatkowymi, sądowymi, środkami trwałymi oraz zatwierdzonych rocznych sprawozdań finansowych, które w praktyce często przechowuje się dłużej niż ustawowe minimum. W takich przypadkach bezpieczniej jest potwierdzić podstawę prawną przed utylizacją.
Czym różni się dokumentacja pracownicza 10-letnia od tej przechowywanej 50 lat?
Różnica wynika głównie z daty zatrudnienia pracownika i przepisów obowiązujących w danym okresie. Dla nowszej dokumentacji pracowniczej standardem jest 10 lat, natomiast starsze akta mogą nadal podlegać 50-letniemu obowiązkowi przechowywania. Przy kwalifikacji trzeba więc analizować nie tylko rodzaj akt, ale też moment nawiązania stosunku pracy.
Jak przygotować dokumenty do zniszczenia, aby proces był zgodny z przepisami i bezpieczny?
Przed zniszczeniem należy wykonać przegląd archiwum, sporządzić wykaz dokumentów przeznaczonych do brakowania i potwierdzić, że upłynął wymagany okres ich przechowywania. Trzeba także upewnić się, że dokumenty nie są potrzebne do kontroli, postępowania lub obrony przed roszczeniami. Samo niszczenie powinno uniemożliwiać odtworzenie danych, zwłaszcza gdy dokumentacja zawiera dane osobowe lub informacje poufne.