W każdej firmie, a także w gospodarstwach domowych, z biegiem lat gromadzi się coraz więcej dokumentów. Faktury, umowy, wyciągi bankowe, raporty finansowe czy akta pracownicze – to tylko niektóre z papierów, które mogą zalegać w szafach, segregatorach i archiwach. W końcu nadchodzi moment, kiedy trzeba podjąć decyzję: co zrobić ze starymi dokumentami? Czy można je po prostu wyrzucić do kosza, czy wymagana jest bardziej złożona procedura? Oto kilka kluczowych kwestii, które warto wziąć pod uwagę, planując utylizację dokumentów.
1. Czy można po prostu wyrzucić stare dokumenty?
Niestety, zwykłe wyrzucenie starych dokumentów do kosza to zdecydowanie niewłaściwe podejście. Zawarte w nich dane osobowe, informacje finansowe czy poufne dane firmowe mogą stać się łatwym łupem dla osób trzecich. Kradzież tożsamości, wyłudzenia czy wykorzystanie danych w nielegalny sposób to tylko niektóre z możliwych konsekwencji niewłaściwego pozbycia się dokumentów. Co więcej, przepisy RODO jasno precyzują, że dane osobowe muszą być przetwarzane, a następnie niszczone w sposób zgodny z określonymi normami bezpieczeństwa.
2. Określ, jakie dokumenty musisz zachować
Zanim przystąpią Państwo do niszczenia dokumentów, warto upewnić się, które z nich muszą być nadal przechowywane. W przypadku firm obowiązują konkretne przepisy dotyczące okresu archiwizacji niektórych dokumentów. Na przykład dokumenty księgowe, takie jak faktury, muszą być przechowywane przez co najmniej 5 lat od zakończenia roku podatkowego, natomiast dokumenty pracownicze muszą być archiwizowane przez 10 lat. Warto zatem zasięgnąć porady specjalisty lub przejrzeć aktualne przepisy, aby nie usunąć dokumentów, które powinny jeszcze znajdować się w archiwum.
3. Bezpieczne niszczenie dokumentów zgodnie z przepisami RODO
Jeśli dokumenty nie są już potrzebne, a minął wymagany okres ich przechowywania, należy zadbać o ich bezpieczne zniszczenie. Zgodnie z RODO, dokumenty zawierające dane osobowe muszą być zniszczone w sposób, który uniemożliwi ich późniejsze odzyskanie lub odczytanie. Dotyczy to zarówno dokumentów papierowych, jak i cyfrowych nośników danych, takich jak dyski twarde, płyty CD, czy pendrive’y.
Nasza firma oferuje kompleksowe usługi niszczenia dokumentów zgodne z międzynarodowymi normami bezpieczeństwa ISO 21964/DIN66399. Wykorzystujemy nowoczesne niszczarki o stopniu bezpieczeństwa P-3 i P-4, które gwarantują, że Państwa dokumenty zostaną trwale i bezpiecznie zniszczone. Ponadto oferujemy możliwość monitorowania procesu niszczenia za pomocą systemów GPS i CCTV, a także wystawiamy Certyfikat Zniszczenia Dokumentów.
4. Jakie dokumenty należy zniszczyć?
Warto zastanowić się, jakie dokumenty mogą zawierać poufne dane, których nie można wyrzucić bezpośrednio do śmietnika. Należą do nich:
- Dokumenty finansowe: faktury, umowy kredytowe, wyciągi bankowe, raporty kasowe, deklaracje podatkowe.
- Dokumenty pracownicze: listy płac, umowy o pracę, zgłoszenia do ZUS, informacje o wynagrodzeniach.
- Dokumentacja medyczna: wyniki badań, historie chorób, karty pacjentów.
- Korespondencja biznesowa: listy, maile, dokumenty związane z negocjacjami, oferty handlowe.
- Nośniki danych cyfrowych: pendrive’y, dyski twarde, płyty CD, DVD, karty pamięci, na których przechowywane były dane osobowe.
Wszystkie te dokumenty zawierają informacje, które mogą być wykorzystywane w sposób niezgodny z prawem, dlatego ich odpowiednie zniszczenie jest kluczowe dla ochrony danych.
6. Czy warto niszczyć dokumenty samodzielnie?
Choć zakup niszczarki może wydawać się prostym rozwiązaniem, należy pamiętać, że nie każda niszczarka spełnia wymogi bezpieczeństwa RODO. Zwykłe urządzenia biurowe często nie rozdrabniają dokumentów na wystarczająco małe fragmenty, co stwarza ryzyko, że dane mogą być ponownie złożone i odczytane. Dlatego, szczególnie w przypadku firm, zaleca się korzystanie z profesjonalnych usług niszczenia dokumentów, które gwarantują, że proces zostanie przeprowadzony zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa.