W każdej placówce edukacyjnej, niezależnie od jej poziomu – od szkół podstawowych po uczelnie wyższe – gromadzi się ogromna ilość dokumentacji związanej z uczniami i studentami. Akta te zawierają dane osobowe, informacje o przebiegu nauki, ocenach, zaświadczeniach czy decyzjach administracyjnych. Zarządzanie nimi to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów prawa, ale także istotny element funkcjonowania każdej instytucji edukacyjnej.
W tym artykule omówimy, jakie obowiązki ciążą na placówkach w zakresie przechowywania i utylizacji akt, jakie są terminy przechowywania oraz jak zadbać o zgodność z przepisami, w tym z RODO.
Przechowywanie akt uczniów i studentów – podstawy prawne
Przechowywanie akt uczniów to jeden z kluczowych obowiązków placówek oświatowych. Zgodnie z polskim prawem, szkoły i uczelnie muszą przechowywać dokumentację w sposób zapewniający jej bezpieczeństwo, poufność oraz dostępność przez określony czas. Podstawą prawną są tu przede wszystkim przepisy Ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe, a także rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej oraz Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego. W przypadku danych osobowych istotną rolę odgrywa również Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, czyli RODO.
Akta uczniów i studentów obejmują m.in. księgi uczniów, arkusze ocen, świadectwa, dyplomy, karty ewidencyjne, a także dokumenty związane z rekrutacją czy pomocą psychologiczno-pedagogiczną. Przechowywanie tych dokumentów musi być zorganizowane w sposób systematyczny, umożliwiający łatwe odnalezienie potrzebnych danych. Placówki powinny zadbać o odpowiednie warunki archiwizacji, takie jak zabezpieczenie przed wilgocią, ogniem czy nieuprawnionym dostępem.
Terminy przechowywania akt szkolnych i studenckich
Ważnym aspektem zarządzania dokumentacją jest znajomość terminów przechowywania akt szkolnych. Okres przechowywania zależy od rodzaju dokumentu i jest ściśle określony przepisami. Przykładowo:
- Księgi uczniów (np. księgi absolwentów, arkusze ocen) muszą być przechowywane przez 50 lat od zakończenia nauki przez ucznia lub studenta. W przypadku uczelni wyższych okres ten dotyczy dyplomów i suplementów do dyplomów.
- Dokumenty rekrutacyjne (np. podania, kwestionariusze osobowe) przechowuje się zazwyczaj przez 5 lat od zakończenia rekrutacji.
- Dokumentacja związana z pomocą psychologiczno-pedagogiczną podlega przechowywaniu przez 5 lat od zakończenia udzielania wsparcia.
- Protokoły egzaminacyjne na uczelniach przechowuje się przez 10 lat.
Jak długo trzymać akta studentów? Zgodnie z przepisami, niektóre dokumenty, takie jak indeksy czy protokoły obron prac dyplomowych, mogą być przechowywane nawet przez 50 lat, zwłaszcza jeśli mają wartość archiwalną. W przypadku dokumentów o mniejszym znaczeniu, takich jak listy obecności czy notatki służbowe, okres przechowywania może być krótszy, ale nadal wymaga ścisłego przestrzegania zasad.
Warto zaznaczyć, że przechowywanie dokumentów przez okres dłuższy niż wymagany nie jest zalecane, szczególnie w kontekście ochrony danych osobowych. Zgodnie z zasadą minimalizacji danych w RODO, placówki powinny usuwać dokumenty, których przechowywanie nie jest już uzasadnione.
Niszczenie dokumentów szkolnych – jak robić to prawidłowo?
Po upływie wymaganego okresu przechowywania placówki edukacyjne stają przed zadaniem niszczenia dokumentów szkolnych. Proces ten nie może być przypadkowy, ponieważ akta zawierają dane osobowe, których wyciek mógłby narazić placówkę na poważne konsekwencje prawne. Zgodnie z RODO, niszczenie dokumentów musi być przeprowadzone w sposób zapewniający, że dane nie zostaną odtworzone ani nie trafią w niepowołane ręce.
Najczęściej stosowaną metodą jest profesjonalne niszczenie dokumentów za pomocą niszczarek o odpowiednim stopniu bezpieczeństwa (np. DIN 66399, poziom P-4 lub wyższy). W przypadku dużych ilości dokumentacji placówki mogą skorzystać z usług firm specjalizujących się w niszczeniu akt. Takie firmy oferują bezpieczne procesy, zgodne z przepisami, a po zakończeniu niszczenia wystawiają certyfikat potwierdzający wykonanie usługi.
Przed przystąpieniem do niszczenia dokumentów warto przeprowadzić ich selekcję. Niektóre akta, takie jak księgi absolwentów, mogą mieć wartość historyczną i powinny zostać przekazane do archiwum państwowego zamiast zniszczone. Selekcja ta wymaga współpracy z wykwalifikowanym archiwistą, który oceni, które dokumenty mają charakter archiwalny.
RODO a zarządzanie dokumentacją w placówkach edukacyjnych
Ochrona danych osobowych to jeden z najważniejszych aspektów zarządzania aktami uczniów i studentów. RODO nakłada na placówki obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa danych, w tym ich odpowiedniego przechowywania, dostępu tylko dla upoważnionych osób oraz bezpiecznego niszczenia po upływie okresu przechowywania. Kluczowe jest również prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych, w którym placówka dokumentuje, jakie dane przetwarza, w jakim celu i przez jaki czas.
W przypadku naruszenia ochrony danych, np. wycieku akt uczniów, placówka może zostać ukarana wysoką grzywną, sięgającą nawet 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu. Dlatego tak ważne jest, aby procesy archiwizacji i utylizacji były zgodne z przepisami i prowadzone z najwyższą starannością.
Jak usprawnić proces zarządzania dokumentacją?
Aby ułatwić zarządzanie aktami uczniów i studentów, placówki edukacyjne mogą wdrożyć kilka praktycznych rozwiązań:
- Digitalizacja dokumentów – Przekształcenie akt papierowych w formę elektroniczną pozwala na łatwiejsze wyszukiwanie i przechowywanie danych. Ważne jest jednak, aby systemy elektroniczne spełniały wymogi bezpieczeństwa określone w RODO.
- Szkolenia dla pracowników – Regularne szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych i zarządzania dokumentacją pomogą uniknąć błędów.
- Współpraca z profesjonalnymi firmami – Outsourcing procesów niszczenia dokumentów do wyspecjalizowanych firm, takich jak Eko Sfera, zapewnia zgodność z przepisami i oszczędność czasu.
Eko Sfera – Twój partner w bezpiecznym niszczeniu dokumentów
Jeśli Twoja placówka edukacyjna stoi przed wyzwaniem zarządzania dokumentacją, warto zaufać profesjonalistom. Firma Eko Sfera specjalizuje się w bezpiecznym niszczeniu dokumentów szkolnych i studenckich, oferując kompleksowe usługi zgodne z RODO i innymi przepisami. Dzięki nowoczesnym technologiom i doświadczonemu zespołowi gwarantujemy, że Twoje dokumenty zostaną zniszczone w sposób nieodwracalny, a proces będzie udokumentowany odpowiednim certyfikatem. Skontaktuj się z Eko Sferą już dziś i zadbaj o bezpieczeństwo danych w swojej placówce!