Ile trzeba trzymać dokumenty? Poznaj przepisy i zalecenia
Okres przechowywania dokumentów jest kluczowy zarówno dla efektywnego zarządzania informacjami w organizacji, jak i dla zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami prawnymi. W Polsce przechowywanie dokumentów regulują różne akty prawne w zależności od rodzaju dokumentacji. Wśród nich najważniejszą rolę odgrywa ustawa o rachunkowości, która wymaga, by dokumenty księgowe były przechowywane przez okres nie krótszy niż pięć lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym.
W przypadku dokumentacji pracowniczej, zgodnie z Kodeksem pracy, dokumenty związane z zatrudnieniem należy przechowywać przez okres 50 lat. Jest to związane z koniecznością dokumentowania przebiegu zatrudnienia, co ma znaczenie m.in. przy wyliczaniu emerytur. Natomiast archiwizacja dokumentów medycznych może wymagać jeszcze dłuższego okresu przechowywania, który czasami wynosi nawet do 100 lat, w zależności od typu dokumentacji medycznej.
Natomiast dokumenty związane z ochroną danych osobowych, zgodnie z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych (RODO), powinny być przechowywane tylko przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których dane te zostały zebrane. Po upływie tego czasu, dokumenty zawierające dane osobowe powinny być nieodwracalnie zniszczone, co zapewnia niszczenie dokumentów zgodne z RODO.
Istotne jest, aby każda organizacja miała wypracowane własne procedury dotyczące przechowywania i niszczenia dokumentacji, które będą nie tylko zgodne z prawem, ale również optymalne z punktu widzenia zarządzania informacją i bezpieczeństwa wewnętrznego. Firma Eko Sfera oferuje usługi, które pomagają w profesjonalnym zarządzaniu cyklem życia dokumentów, od ich archiwizacji po certyfikowane niszczenie. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą być pewne, że ich dokumenty są zarządzane zgodnie z aktualnymi wymogami prawnymi, zapewniając jednocześnie sejfowanie, poufności, jak i odpowiednią recykling danych.
Dokumentacja jest bezwzględnym dowodem w sprawach prawnych, księgowych czy kadrowych, dlatego tak istotne jest, aby przechowywanie i niszczenie dokumentów było dokonywane z należytą starannością. Firma Eko Sfera gwarantuje, że zarówno archiwizacja, jak i niszczenie dokumentów odbywa się z zachowaniem wszystkich standardów, co jest potwierdzane odpowiednimi certyfikatami.
Zachęcamy więc do zapoznania się z pełną ofertą naszych usług, które pomogą zapewnić bezpieczeństwo i odpowiedni obieg dokumentów w Państwa firmie, mając na uwadze przepisy, ekologię, jak i efektywność procesów.
Różnice między utylizacją, archiwizacją a digitalizacją dokumentów
W procesie zarządzania dokumentami zarówno utylizacja, archiwizacja, jak i digitalizacja odgrywają kluczowe role, choć każda z tych metod ma inne cele i zastosowania. Zrozumienie różnic między nimi jest istotne dla efektywnego i bezpiecznego zarządzania informacjami w organizacji.
Utylizacja dokumentów to proces, który polega na trwałym zniszczeniu dokumentów, które nie są już potrzebne, lub których okres przechowywania zgodnie z obowiązującymi przepisami został już wyniszczony. Jest to kluczowy element zapewnienia zgodności z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, takimi jak RODO. Firma Eko Sfera zapewnia profesjonalne usługi w tej dziedzinie, niszcząc dokumenty w sposób bezpieczny i ekologiczny, zgodnie z certyfikatami ISO 9001 oraz ISO 27001, co dodatkowo owocuje wystawieniem certyfikatu potwierdzającego prawidłową utylizację.
Z kolei archiwizacja to proces przechowywania dokumentów, które nadal mają wartość prawną lub operacyjną dla organizacji. Archiwizowanie pozwala zachować dokumenty w bezpieczny sposób, często wymagany przez prawo przez określony czas, co ma istotne znaczenie w przypadku, gdy potrzebna jest weryfikacja historycznych danych lub dochodzenia. Archiwizacja może być realizowana zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Digitalizacja dokumentów, znana również jako skanowanie dokumentów, to proces konwersji dokumentów papierowych na format elektroniczny. Jest to nie tylko sposób na oszczędność miejsca, ale także na zwiększenie efektywności dostępu do dokumentów i ich współdzielenia wewnątrz organizacji. Digitalizacja poprawia zarządzanie dokumentacją dzięki szybkiemu wyszukiwaniu i odzyskiwaniu potrzebnych informacji, a także zwiększa bezpieczeństwo danych dzięki możliwości stosowania zaawansowanych środków ochrony danych.
Znajomość i odpowiednie stosowanie tych trzech procesów – utylizacji, archiwizacji i digitalizacji – jest fundamentalne dla zapewnienia zgodności z przepisami, ochrony informacji oraz efektywnego zarządzania dokumentami. Firma Eko Sfera oferująca zarówno usługi niszczenia, jak i pomoc w prawidłowym zarządzaniu dokumentacją, stanowi wartościowego partnera w dążeniu do osiągnięcia tych celów.
Jak EKO SFERA pomaga firmom w zarządzaniu cyklem życia dokumentów?
Firma Eko Sfera, dostępna pod adresem internetowym niszczenie-dokumentacji.pl, stanowi kluczowego partnera dla przedsiębiorców, którzy stoją przed wyzwaniem odpowiedzialnego zarządzania dokumentacją. W obecnych realiach, gdzie przepisy dotyczące ochrony danych osobowych są niezwykle rygorystyczne, zrozumienie, ile trzeba trzymać dokumenty, a następnie jak bezpiecznie się ich pozbyć, jest fundamentalne.
Główną usługą, jaką oferuje Eko Sfera, jest profesjonalne niszczenie dokumentów, które zakończyły swój użytkowy cykl życia. Dzięki certyfikatom ISO 9001 oraz ISO 27001, klientom firmy gwarantowana jest usługa na najwyższym poziomie, zgodnie z aktualnymi wymogami prawa w zakresie ochrony danych, w tym RODO.
Eko Sfera oferuje zarówno jednorazowe, jak i cykliczne usługi niszczenia dokumentów, wykorzystując innowacyjny Eko-System. System ten umożliwia nie tylko efektywne niszczenie, ale również segregację i recykling odpadów papierowych. Eko-Szafki i Eko-Pojemniki, dostępne dla firm, to rozwiązania, które pomagają w organizacji i bezpiecznym przechowywaniu dokumentów do momentu ich zniszczenia. Każdy etap procesu niszczenia jest ściśle monitorowany, co zapewnia dodatkowy poziom bezpieczeństwa i poufności.
Poza papierowymi dokumentami, Eko Sfera specjalizuje się również w niszczeniu nośników danych oraz różnego rodzaju materiałów reklamowych, co stanowi komplementarny aspekt zarządzania informacjami w przedsiębiorstwie. W przypadku pamięci magnetycznych i elektronicznych wrażliwe informacje mogą być równie dobrze zabezpieczone przed niepowołanym dostępem dzięki profesjonalnej usłudze niszczenia.
Każdy klient kończący współpracę z Eko Sfera otrzymuje certyfikat potwierdzający zniszczenie dokumentów, co jest dokumentem niezbędnym w przypadku ewentualnych kontroli przez organy zajmujące się ochroną danych osobowych. Oferowane przez firmę ekologiczne segregatory i wypełniacze dodatkowo przyczyniają się do podkreślenia zaangażowania w kwestie środowiskowe i zrównoważony rozwój.
Podsumowując, Eko Sfera to integralny element strategii zarządzania dokumentacją w firmach, które pragną utrzymać wysoki poziom zabezpieczeń oraz odpowiedzialności środowiskowej. Rozbudowane usługi niszczenia, recyklingu i gotowość do dostosowania do indywidualnych potrzeb klienckich potwierdzają renomę i niezawodność, jaką firma zdobyła w branży.
Dowiedz się więcej – Kliknij tutaj: https://niszczenie-dokumentacji.pl