Przechowywanie deklaracji podatkowych to obowiązek, który dotyczy zarówno osób fizycznych, jak i przedsiębiorców. Jednak po upływie określonego czasu dokumenty te można bezpiecznie zniszczyć. Kiedy jest na to odpowiedni moment i jak zrobić to zgodnie z prawem?
Deklaracje podatkowe, takie jak PIT, CIT czy VAT, są nieodłącznym elementem rozliczeń z fiskusem. Przechowywanie ich w odpowiednich warunkach i przez wymagany okres to nie tylko kwestia porządku, ale i zgodności z przepisami prawa. Wraz z upływem czasu dokumenty te tracą swoją ważność prawną, a ich dalsze przechowywanie może generować niepotrzebne koszty i zajmować miejsce. W tym artykule omówimy, jak długo należy przechowywać deklaracje podatkowe, kiedy można je zniszczyć oraz jak zrobić to w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami RODO oraz innymi regulacjami.
Okres przechowywanie dokumentacji podatkowej
Zgodnie z polskim prawem, okres przechowywania dokumentów podatkowych regulują przede wszystkim Ordynacja podatkowa oraz inne akty prawne, takie jak ustawa o rachunkowości czy przepisy dotyczące VAT. Kluczowe znaczenie ma tu instytucja przedawnienia zobowiązań podatkowych, która określa, jak długo urząd skarbowy może kontrolować podatnika.
1. Zasady ogólne – przedawnienie zobowiązań podatkowych
Zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to, że jeśli np. rozliczasz podatek za 2020 rok, a termin płatności upłynął w 2021 roku, dokumenty związane z tym rozliczeniem muszą być przechowywane co najmniej do końca 2026 roku. Dopiero po tym okresie można rozważyć ich zniszczenie.
2. Dokumenty księgowe i ich specyfika
W przypadku przedsiębiorców, którzy prowadzą księgi rachunkowe, okres przechowywania dokumentów reguluje również ustawa o rachunkowości. Zgodnie z art. 74 ust. 1 tej ustawy, księgi rachunkowe, w tym deklaracje podatkowe, należy przechowywać przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą. Przykładowo, dokumenty za rok 2023 muszą być przechowywane do końca 2028 roku.
W przypadku dokumentów związanych z podatkiem VAT, takich jak deklaracje JPK_VAT, okres przechowywania wynosi również 5 lat, chyba że urząd skarbowy prowadzi kontrolę – wtedy termin może się wydłużyć.
3. Wyjątki od reguły
Warto pamiętać, że istnieją sytuacje, które mogą wydłużyć okres przechowywania dokumentów:
- Zawieszenie biegu przedawnienia: Jeśli urząd skarbowy rozpocznie kontrolę podatkową, postępowanie karnoskarbowe lub podatnik złoży korektę deklaracji, bieg przedawnienia może zostać zawieszony lub przerwany. W takich przypadkach dokumenty należy przechowywać do momentu zakończenia postępowania.
- Dokumenty dotyczące środków trwałych: Dokumenty związane z amortyzacją środków trwałych (np. faktury zakupu) należy przechowywać do momentu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego związanego z ich zbyciem.
- Straty podatkowe: Jeśli podatnik poniósł stratę podatkową, dokumenty potwierdzające jej wysokość należy przechowywać do momentu, gdy strata ta może być odliczona (zazwyczaj 5 lat).
4. Dokumenty pracownicze i ZUS
Dokumenty związane z rozliczeniami ZUS (np. deklaracje DRA) również podlegają obowiązkowi przechowywania. W przypadku dokumentacji pracowniczej, takiej jak listy płac, okres przechowywania wynosi obecnie 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy (dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.). W przypadku starszych dokumentów okres ten może wynosić nawet 50 lat. Kopie deklaracji DRA/RCA/RSA przechowuje się 5 lat od dnia przekazania do ZUS.
Kiedy można zniszczyć deklaracje podatkowe?
Zniszczenie deklaracji podatkowych jest możliwe dopiero po upływie okresu przedawnienia, czyli zazwyczaj po 5 latach od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jednak zanim przystąpisz do niszczenia dokumentów, upewnij się, że:
- Minął okres przedawnienia: Sprawdź, czy dla danej deklaracji upłynął wymagany okres przechowywania.
- Nie toczy się żadne postępowanie: Upewnij się, że urząd skarbowy lub ZUS nie prowadzi kontroli, postępowania podatkowego ani karnoskarbowego.
- Dokumenty nie są potrzebne do innych celów: Niektóre dokumenty, np. związane ze środkami trwałymi czy stratami podatkowymi, mogą być potrzebne dłużej.
Jak bezpiecznie zniszczyć deklaracje podatkowe?
Niszczenie dokumentów podatkowych nie oznacza wrzucenia ich do kosza na śmieci. Deklaracje podatkowe zawierają dane osobowe, takie jak imię, nazwisko, adres czy numer PESEL, a ich nieodpowiednie zniszczenie może naruszyć przepisy RODO oraz prowadzić do wycieku danych. Oto kilka zasad bezpiecznego niszczenia dokumentów:
1. Zgodność z RODO
Zgodnie z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych, niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe musi odbywać się w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie. Oznacza to, że zwykłe podarcie kartek nie wystarczy – konieczne jest użycie profesjonalnych metod niszczenia. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług specjalistycznych firm, takich jak Eko Sfera, które oferują niszczenie dokumentów zgodnie z obowiązującymi normami. Po zniszczeniu dokumentów uzyskujesz potwierdzenie w postaci protokołu lub certyfikatu. Taki dokument potwierdza, że proces niszczenia odbył się zgodnie z prawem i może być przydatny w przypadku kontroli.
Dlaczego warto powierzyć niszczenie dokumentów profesjonalistom?
Samodzielne niszczenie dokumentów może być czasochłonne i ryzykowne, szczególnie w przypadku dużych ilości dokumentacji. Eko Sfera oferuje kompleksowe usługi, które obejmują:
- Bezpieczeństwo: Dokumenty są niszczone w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie, zgodnie z normami DIN 66399.
- Wygoda: Firma odbiera dokumenty z siedziby klienta, co pozwala zaoszczędzić czas i zasoby.
- Ekologia: Zniszczone dokumenty są poddawane recyklingowi, co wspiera ochronę środowiska.
- Zgodność z prawem: Usługi są realizowane zgodnie z przepisami RODO i innymi regulacjami.
Podsumowanie
Niszczenie dokumentacji podatkowej to proces, który wymaga przestrzegania ściśle określonych zasad. Kluczowe jest ustalenie, czy upłynął okres przedawnienia, oraz zapewnienie, że dokumenty zostaną zniszczone w sposób bezpieczny i zgodny z prawem. Korzystanie z usług profesjonalnych firm, takich jak Eko Sfera, gwarantuje, że proces ten przebiegnie sprawnie, bezpiecznie i z poszanowaniem przepisów RODO oraz zasad ekologii.
Chcesz bezpiecznie pozbyć się niepotrzebnych deklaracji podatkowych? Skorzystaj z usług Eko Sfera! Nasza firma oferuje profesjonalne niszczenie dokumentacji zgodnie z normami RODO i DIN 66399. Odbieramy dokumenty z Twojej siedziby, zapewniamy ich bezpieczne zniszczenie i dostarczamy certyfikat potwierdzający wykonanie usługi. Odwiedź naszą stronę niszczenie-dokumentacji.pl i dowiedz się więcej!