Zarządzanie dokumentacją kadrową i płacową to obowiązek każdej firmy, ale czy wiesz, kiedy można ją bezpiecznie zniszczyć? Poznaj przepisy i najlepsze praktyki, które pozwolą Ci działać zgodnie z prawem i chronić dane Twojej organizacji.
Dokumentacja kadrowa i płacowa to kluczowy element funkcjonowania każdej firmy. Akta osobowe, listy płac, umowy o pracę czy deklaracje ZUS zawierają dane wrażliwe, które podlegają rygorystycznym przepisom prawa. Jednocześnie przechowywanie dokumentów przez nieograniczony czas generuje koszty i komplikacje. W tym artykule wyjaśnimy, kiedy można bezpiecznie zniszczyć dokumentację kadrową i płacową, jakie są okresy przechowywania oraz jak zapewnić zgodność z przepisami.
Okresy przechowywania dokumentacji kadrowej i płacowej
Zasady przechowywania dokumentacji kadrowej i płacowej regulują przede wszystkim Kodeks pracy, ustawa o emeryturach i rentach z FUS oraz inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, takie jak RODO. Okres przechowywania zależy od rodzaju dokumentu i daty jego powstania. Poniżej przedstawiamy kluczowe wytyczne.
1. Akta osobowe pracowników
Akta osobowe, które obejmują dokumenty związane z zatrudnieniem, takie jak umowy o pracę, świadectwa pracy czy zaświadczenia lekarskie, podlegają różnym okresom przechowywania w zależności od daty zatrudnienia:
- Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r. – dokumentacja musi być przechowywana przez 50 lat od zakończenia stosunku pracy. Wynika to z konieczności zapewnienia danych do ustalenia prawa do emerytury lub renty.
- Pracownicy zatrudnieni między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. – okres przechowywania wynosi 50 lat, ale można go skrócić do 10 lat, jeśli pracodawca złoży raport informacyjny do ZUS.
- Pracownicy zatrudnieni po 1 stycznia 2019 r. – podstawowy okres przechowywania wynosi 10 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy, pod warunkiem przekazania raportów informacyjnych do ZUS.
2. Listy płac i dokumentacja płacowa
Listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne dokumenty związane z wynagrodzeniem pracowników również podlegają określonym okresom przechowywania:
- Dokumenty płacowe stworzone przed 1 stycznia 2019 r. należy przechowywać przez 50 lat.
- Dokumenty powstałe po tej dacie, dla których złożono raporty ZUS, mogą być przechowywane przez 10 lat.
Warto pamiętać, że dokumentacja często zawiera dane osobowe, dlatego jej przechowywanie i niszczenie dokumentacji płacowej musi być zgodne z RODO.
3. Deklaracje ZUS i inne dokumenty związane z ubezpieczeniami społecznymi
Deklaracje ZUS, takie jak ZUS RCA, ZUS DRA czy ZUS RSA, podlegają przechowywaniu przez 5 lat od roku, w którym zostały złożone, chyba że dotyczą pracowników zatrudnionych przed 1999 r. – wtedy okres przechowywania wynosi 50 lat. W przypadku elektronicznego przekazywania danych do ZUS obowiązek przechowywania papierowych kopii może być ograniczony, ale należy upewnić się, że dane są archiwizowane w sposób bezpieczny.
Kiedy można zniszczyć dokumentację?
Niszczenie dokumentacji kadrowej i płacowej jest możliwe dopiero po upływie wymaganego okresu przechowywania. Przed podjęciem decyzji o zniszczeniu należy:
- Zweryfikować datę powstania dokumentów – upewnij się, że minął minimalny okres przechowywania.
- Sprawdzić, czy dokumenty nie są potrzebne do innych celów – np. w razie kontroli ZUS, urzędu skarbowego lub roszczeń pracowniczych.
- Zapewnić zgodność z RODO – dokumenty zawierające dane osobowe muszą być niszczone w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie.
Jak bezpiecznie niszczyć dokumentację?
Niszczenie dokumentów kadrowych i płacowych wymaga szczególnej ostrożności, ponieważ zawiera ona dane osobowe, których wyciek może narazić firmę na poważne konsekwencje prawne i finansowe. Oto kluczowe kroki:
- Wybierz profesjonalną firmę niszczącą dokumenty – takie jak Eko Sfera, która specjalizuje się w bezpiecznym niszczeniu dokumentacji zgodnie z normami RODO i innymi przepisami.
- Zastosuj odpowiedni poziom niszczenia – dla dokumentów zawierających dane osobowe zalecany jest poziom DIN 66399 P-4 lub wyższy, co zapewnia ich nieodwracalne zniszczenie.
- Dokumentuj proces niszczenia – uzyskaj certyfikat zniszczenia, który potwierdza zgodność z przepisami.
Najczęstsze błędy przy niszczeniu dokumentacji
- Zbyt wczesne niszczenie – niszczenie dokumentów płacowych przed upływem wymaganego okresu przechowywania może skutkować karami.
- Brak odpowiedniego zabezpieczenia – wyrzucanie dokumentów do zwykłego kosza lub korzystanie z niesprawdzonych metod niszczenia.
- Niezachowanie dokumentacji procesu niszczenia – brak certyfikatu zniszczenia może utrudnić udowodnienie zgodności z prawem w razie kontroli.
Korzyści z prawidłowego zarządzania dokumentacją
Prawidłowe zarządzanie dokumentacją kadrową i płacową pozwala nie tylko na zgodność z prawem, ale także na:
- Optymalizację kosztów – przechowywanie tylko niezbędnych dokumentów zmniejsza wydatki na archiwizację.
- Zwiększenie bezpieczeństwa danych – profesjonalne niszczenie minimalizuje ryzyko wycieku danych.
- Usprawnienie procesów – uporządkowana dokumentacja ułatwia dostęp do informacji w razie potrzeby.
Podsumowanie
Dokumentacja kadrowa i płacowa to zbiór danych, który wymaga szczególnej uwagi zarówno podczas przechowywania, jak i niszczenia. Kluczowe jest przestrzeganie okresów przechowywania (10 lub 50 lat, w zależności od daty powstania dokumentów) oraz zapewnienie bezpiecznego procesu niszczenia, zgodnego z RODO. Profesjonalne podejście do tego procesu nie tylko chroni Twoją firmę przed karami, ale także buduje zaufanie pracowników i kontrahentów.
Chcesz mieć pewność, że Twoja dokumentacja kadrowa i płacowa jest niszczona zgodnie z przepisami? Skorzystaj z usług Eko Sfera – eksperta w bezpiecznym niszczeniu dokumentacji. Odwiedź niszczenie-dokumentacji.pl i zadbaj o bezpieczeństwo danych Twojej firmy już dziś!