Zarządzanie dokumentacją księgową to wyzwanie dla każdej firmy. Kluczowe jest nie tylko jej prawidłowe przechowywanie, ale także wiedza, kiedy można ją bezpiecznie zniszczyć. W tym artykule wyjaśniamy, jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe, jakie przepisy regulują ich niszczenie oraz jak zrobić to bezpiecznie i zgodnie z prawem.
Zarządzanie dokumentacją księgową
Dokumentacja księgowa to fundament każdej działalności gospodarczej. Faktury, deklaracje podatkowe, księgi rachunkowe czy listy płac – wszystkie te dokumenty są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania firmy i rozliczeń z urzędami. Jednak z czasem ich liczba rośnie, a przestrzeń biurowa staje się coraz bardziej ograniczona. W takich sytuacjach pojawia się pytanie: kiedy można bezpiecznie pozbyć się tych dokumentów? Odpowiedź nie jest prosta, ponieważ polskie prawo nakłada na przedsiębiorców określone obowiązki związane z przechowywaniem i niszczeniem dokumentów księgowych.
Dokumentacja księgowa – okres przechowywania
Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe? Zgodnie z polskimi przepisami okres przechowywania dokumentów księgowych jest ściśle określony i zależy od rodzaju dokumentów. Główne regulacje w tym zakresie znajdują się w Ustawie o rachunkowości oraz przepisach podatkowych, takich jak Ordynacja podatkowa.
Podstawowe okresy przechowywania dokumentów księgowych:
- Księgi rachunkowe – należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku związanego z daną księgą.
- Dokumenty podatkowe (np. deklaracje VAT, PIT, CIT) – również podlegają 5-letniemu okresowi przechowywania, licząc od końca roku, w którym złożono deklarację.
- Dokumenty związane z ZUS – np. listy płac czy deklaracje ZUS muszą być przechowywane przez 5 lat od momentu, gdy przestają być podstawą do naliczania składek.
- Faktury i inne dokumenty kosztowe – w przypadku faktur VAT okres przechowywania wynosi 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
- Dokumenty pracownicze – akta osobowe pracowników mogą wymagać przechowywania nawet przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy, choć w niektórych przypadkach okres ten może być krótszy po wprowadzeniu e-akt pracowniczych.
Niszczenie dokumentów księgowych po ilu latach? W praktyce większość dokumentów księgowych musi być przechowywana przez co najmniej 5 lat. Przykładowo, faktura VAT z 2020 roku, której termin płatności przypadał na ten sam rok, może zostać zniszczona najwcześniej po 31 grudnia 2025 roku. Jednak w niektórych przypadkach, np. gdy dokumenty są związane z kontrolą podatkową lub postępowaniem sądowym, okres ten może się wydłużyć. Dlatego przed podjęciem decyzji o zniszczeniu dokumentów warto upewnić się, że nie są one już potrzebne do żadnych celów prawnych.
Warto jednak pamiętać, że samo upłynięcie okresu przechowywania nie oznacza, że dokumenty można po prostu wyrzucić do kosza. Niszczenie dokumentów księgowych musi odbywać się zgodnie z przepisami, aby zapewnić bezpieczeństwo danych i uniknąć naruszenia przepisów RODO.
Niszczenie dokumentów księgowych – przepisy
Najważniejsze regulacje procesu niszczenia dokumentów dotyczą ochrony danych osobowych oraz zapewnienia, że dokumenty nie trafią w niepowołane ręce. Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), przedsiębiorcy są zobowiązani do odpowiedniego zabezpieczenia danych osobowych zawartych w dokumentach księgowych, takich jak faktury czy listy płac.
Kluczowe wymogi dotyczące niszczenia dokumentów:
- Bezpieczeństwo danych – dokumenty zawierające dane osobowe (np. imię, nazwisko, PESEL, numer NIP) muszą być niszczone w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie. Wyrzucenie ich do zwykłego kosza jest niedopuszczalne.
- Zgodność z normami – niszczenie dokumentów powinno odbywać się zgodnie z normą DIN 66399, która określa standardy bezpiecznego niszczenia nośników danych. Dla dokumentów papierowych oznacza to użycie niszczarek o odpowiednim poziomie bezpieczeństwa (np. P-4 lub wyższym).
- Dokumentacja procesu – przedsiębiorca powinien prowadzić rejestr niszczenia dokumentów, w którym odnotowuje, jakie dokumenty zostały zniszczone, kiedy i w jaki sposób. W przypadku kontroli podatkowej lub RODO może to być dowód na przestrzeganie przepisów.
- Outsourcing niszczenia – wiele firm decyduje się na współpracę z profesjonalnymi podmiotami, które oferują kompleksowe usługi niszczenia dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Niezachowanie tych zasad może skutkować poważnymi konsekwencjami, w tym karami finansowymi za naruszenie RODO, które mogą sięgać nawet 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu firmy.
Jak bezpiecznie niszczyć dokumenty księgowe?
Niszczenie dokumentów księgowych to proces, który wymaga odpowiedniego przygotowania i przestrzegania zasad bezpieczeństwa. Oto kilka praktycznych wskazówek, jak zrobić to prawidłowo:
- Weryfikacja dokumentów – przed zniszczeniem upewnij się, że upłynął wymagany okres przechowywania i że dokumenty nie są potrzebne w żadnych toczących się postępowaniach.
- Segregacja – oddziel dokumenty zawierające dane osobowe od tych, które ich nie zawierają. Dokumenty z danymi osobowymi wymagają szczególnej ostrożności.
- Wybór metody niszczenia – dla małych firm wystarczające może być użycie profesjonalnej niszczarki biurowej. Jednak w przypadku dużych ilości dokumentów bardziej efektywnym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług firmy specjalizującej się w niszczeniu dokumentów.
- Potwierdzenie zniszczenia – po zakończeniu procesu niszczenia warto otrzymać certyfikat potwierdzający zgodność z przepisami. Taki dokument jest szczególnie ważny w przypadku kontroli.
Dlaczego warto powierzyć niszczenie dokumentów profesjonalistom?
Samodzielne niszczenie dokumentów księgowych może być czasochłonne i kosztowne, zwłaszcza jeśli firma nie dysponuje odpowiednim sprzętem. Dlatego coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na outsourcing tego procesu. Profesjonalne firmy, takie jak Eko Sfera, oferują kompleksowe usługi, które obejmują:
- Odbiór dokumentów – transport zabezpieczonymi pojazdami z siedziby firmy.
- Bezpieczne niszczenie – użycie niszczarek zgodnych z normą DIN 66399.
- Certyfikat zniszczenia – dokument potwierdzający zgodność z przepisami RODO i innymi regulacjami.
- Ekologiczne podejście – zniszczone dokumenty są poddawane recyklingowi, co wspiera ochronę środowiska.
Współpraca z profesjonalną firmą to nie tylko oszczędność czasu, ale także gwarancja, że proces niszczenia dokumentów zostanie przeprowadzony zgodnie z prawem i z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa.
Podsumowanie
Zarządzanie dokumentacją księgową to nie tylko obowiązek, ale także szansa na optymalizację procesów w firmie. Prawidłowe przechowywanie i niszczenie dokumentów pozwala zaoszczędzić miejsce, czas i pieniądze, a także minimalizuje ryzyko kar za niezgodność z przepisami. Kluczowe jest jednak przestrzeganie okresów przechowywania oraz zasad bezpiecznego niszczenia dokumentów.
Chcesz uporządkować swoje archiwum i bezpiecznie zniszczyć niepotrzebne dokumenty księgowe? Skontaktuj się z Eko Sferą! Oferujemy profesjonalne usługi niszczenia dokumentów zgodnie z RODO i normą DIN 66399. Odwiedź naszą stronę i dowiedz się więcej o tym, jak możemy pomóc Twojej firmie.