Dokumentacja techniczna – kiedy można ją bezpiecznie zniszczyć?

Dokumentacja techniczna to kluczowy zasób w wielu branżach, ale jej przechowywanie może być kosztowne i skomplikowane. Sprawdź, kiedy można ją bezpiecznie usunąć, aby działać zgodnie z prawem i zoptymalizować procesy w firmie.

Dokumentacja techniczna obejmuje schematy, instrukcje, projekty, specyfikacje czy raporty związane z procesami produkcyjnymi, budowlanymi lub technologicznymi. Jest niezbędna w branżach takich jak budownictwo, produkcja, IT czy inżynieria, ale jej gromadzenie przez długi czas może obciążać firmę. W artykule wyjaśnimy, jak długo przechowywać dokumentację techniczną, kiedy można ją bezpiecznie zniszczyć oraz jak zrobić to w sposób zgodny z przepisami, w tym z RODO.

Czym jest dokumentacja techniczna?

Dokumentacja techniczna to zbiór materiałów zawierających szczegółowe informacje o procesach, produktach lub infrastrukturze. Obejmuje m.in.:

• Projekty i schematy – rysunki techniczne, plany budowlane, schematy instalacji.
• Instrukcje i specyfikacje – manuale obsługi, dokumentacje maszyn, procedury techniczne.
• Raporty i protokoły – raporty z testów, odbiorów technicznych, audytów.
• Dokumenty patentowe – opisy wynalazków, zgłoszenia patent neutropathic.
• Dokumentacja IT – schematy systemów, kody źródłowe, instrukcje oprogramowania.

Wiele z tych dokumentów zawiera dane poufne, a niektóre podlegają przepisom dotyczącym ochrony danych osobowych.

Przechowywanie dokumentów technicznych a okres przedawnienia

Okres przechowywania dokumentacji technicznej nie jest jednolicie określony w przepisach, ponieważ zależy od jej rodzaju, przeznaczenia i branży. Kluczowe regulacje obejmują Kodeks cywilny, ustawę o rachunkowości (dla dokumentów powiązanych z finansami) oraz RODO dla dokumentów zawierających dane osobowe. Oto najważniejsze wytyczne:

1. Dokumentacja projektowa i budowlana

Dokumentacja związana z projektami budowlanymi – w szczególności plany architektoniczne, projekty wykonawcze, dzienniki budowy, protokoły odbiorów technicznych oraz inne dokumenty techniczno-budowlane – powinna być przechowywana przez cały okres istnienia danego obiektu. Przechowywanie tej dokumentacji ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia bezpieczeństwa użytkowania budynku, umożliwienia jego modernizacji, remontów czy ewentualnych rozbiórek, a także dla celów dowodowych w przypadku sporów prawnych lub kontroli administracyjnych.

2. Instrukcje i specyfikacje techniczne

Instrukcje obsługi maszyn, urządzeń czy oprogramowania zazwyczaj nie mają ustawowego okresu przechowywania, ale zaleca się ich archiwizację przez cały okres użytkowania danego sprzętu lub systemu. Po zakończeniu eksploatacji dokumenty te można zniszczyć, o ile nie są potrzebne do celów audytowych lub prawnych.

3. Dokumenty patentowe i wynalazcze

Dokumentacja związana z patentami lub zgłoszeniami patentowymi powinna być przechowywana przez cały okres ważności patentu (zazwyczaj 20 lat), a w niektórych przypadkach dłużej, jeśli istnieje ryzyko sporów prawnych.

4. Raporty techniczne i protokoły

Raporty z testów, audytów czy odbiorów technicznych zwykle przechowuje się przez 5 lat, chyba że są powiązane z dokumentacją księgową lub podatkową – wtedy obowiązuje okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

5. Dokumenty zawierające dane osobowe

Jeśli dokumentacja techniczna zawiera dane osobowe (np. dane projektanta, inspektora czy użytkownika systemu), podlega przepisom RODO. Takie dokumenty można zniszczyć, gdy przestają być potrzebne do celu, dla którego były przetwarzane, chyba że inne przepisy (np. podatkowe) wymagają dłuższego przechowywania.

Kiedy można zniszczyć dokumentację techniczną?

Niszczenie dokumentacji technicznych jest dopuszczalne po upływie minimalnego okresu przechowywania i upewnieniu się, że dokumenty nie są już potrzebne. Przed zniszczeniem należy:

1. Określić wymagany okres przechowywania – zweryfikuj przepisy branżowe i ogólne.
2. Upewnić się, że dokumenty nie są potrzebne – np. w razie kontroli, audytu lub roszczeń prawnych.
3. Zagwarantować zgodność z RODO – dokumenty z danymi osobowymi muszą być niszczone w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie.

Jak bezpiecznie zniszczyć dokumentację techniczną?

Dokumentacja techniczna często zawiera informacje poufne, takie jak schematy, kody źródłowe czy dane osobowe, dlatego jej niszczenie wymaga szczególnej ostrożności. Kluczowe kroki to:

• Zaangażowanie profesjonalnej firmy – takiej jak Eko Sfera, która zapewnia bezpieczne niszczenie dokumentów zgodnie z obowiązującymi normami.
• Odpowiedni poziom niszczenia – dla dokumentów poufnych zalecany jest standard DIN 66399 P-4 lub wyższy, zapewniający nieodwracalne zniszczenie.
• Potwierdzenie procesu – uzyskaj certyfikat zniszczenia, który może być przydatny w razie kontroli.

Utylizacja dokumentów technicznych – najczęstsze błędy

1. Przedwczesne usuwanie – zniszczenie dokumentów przed upływem wymaganego okresu może prowadzić do problemów prawnych lub audytowych.
2. Niezabezpieczone niszczenie – pozostawienie dokumentów w zwykłym koszu lub korzystanie z nieodpowiednich metod grozi wyciekiem danych.
3. Brak dokumentacji procesu – bez certyfikatu zniszczenia trudno udowodnić zgodność z przepisami.

Korzyści z właściwego zarządzania dokumentacją techniczną

Odpowiednie zarządzanie dokumentacją techniczną przynosi firmie wiele korzyści:

• Oszczędność przestrzeni i kosztów – eliminacja niepotrzebnych dokumentów zmniejsza wydatki na archiwizację.
• Ochrona poufności – bezpieczne niszczenie zapobiega wyciekom danych technicznych i osobowych.
• Zgodność z prawem – przestrzeganie przepisów buduje zaufanie partnerów i klientów.

Podsumowanie

Dokumentacja techniczna jest niezbędna w wielu branżach, ale jej przechowywanie wymaga planowania i zgodności z przepisami. Okres przechowywania zależy od rodzaju dokumentu a niszczenie dokumentów technicznych musi być przeprowadzone w sposób bezpieczny i zgodny z RODO. Profesjonalne podejście do tego procesu pozwala uniknąć kar, zoptymalizować koszty i chronić poufne informacje.

Zaufaj profesjonalistom w niszczeniu dokumentacji technicznej! Eko Sfera gwarantuje bezpieczne i zgodne z prawem usuwanie dokumentów. Sprawdź szczegóły na niszczenie-dokumentacji.pl i zabezpiecz dane swojej firmy już teraz!