W każdej firmie oraz gospodarstwie domowym z czasem gromadzą się dokumenty, które przestają być potrzebne. Mogą to być umowy, faktury, dokumenty finansowe, akta pracownicze, a także różnego rodzaju poufne dane. Przechowywanie takich dokumentów przez długi czas niesie ze sobą ryzyko nieautoryzowanego dostępu do danych, a także zajmuje cenną przestrzeń. W związku z tym pojawia się pytanie – gdzie można oddać stare dokumenty, aby były bezpiecznie i zgodnie z prawem zutylizowane?
Dlaczego nie można wyrzucać dokumentów do śmieci?
Pierwszym krokiem do odpowiedniego zarządzania starymi dokumentami jest zrozumienie, dlaczego nie wolno ich po prostu wyrzucać do kosza. Dokumenty często zawierają poufne dane, takie jak dane osobowe, numery PESEL, NIP, dane finansowe, informacje dotyczące kontrahentów, klientów lub pracowników. Niewłaściwe pozbycie się takich dokumentów może prowadzić do naruszenia ochrony danych osobowych, kradzieży tożsamości, oszustw finansowych czy utraty zaufania klientów.
Zgodnie z przepisami RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych), każda firma ma obowiązek chronić dane osobowe, zarówno podczas ich przetwarzania, jak i utylizacji. Wyrzucanie dokumentów do zwykłego śmietnika może być uznane za naruszenie tych przepisów, co grozi poważnymi karami finansowymi.
Jakie dokumenty powinno się oddać do zniszczenia?
Do zniszczenia należy oddać wszystkie dokumenty, które zawierają poufne dane, a które przestały być potrzebne lub ich okres przechowywania się skończył. Warto upewnić się, że żadne z dokumentów nie mogą być już używane ani nie są wymagane przez przepisy dotyczące archiwizacji. Oto przykłady dokumentów, które należy bezpiecznie zniszczyć:
- Dokumenty finansowe: faktury, rachunki, umowy kredytowe, wyciągi bankowe.
- Dokumenty pracownicze: umowy o pracę, listy płac, zgłoszenia do ZUS, akta osobowe.
- Dokumentacja medyczna: wyniki badań, karty pacjentów, recepty.
- Korespondencja biznesowa: umowy z kontrahentami, oferty handlowe, korespondencja dotycząca warunków współpracy.
- Nośniki danych cyfrowych: płyty CD, dyski twarde, pendrive’y, które zawierają dane cyfrowe.
Gdzie można oddać stare dokumenty do bezpiecznego zniszczenia?
Jeśli chcą Państwo mieć pewność, że stare dokumenty zostaną zniszczone zgodnie z prawem i w sposób bezpieczny, najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług profesjonalnej firmy zajmującej się niszczeniem dokumentacji. Dokumenty są odbierane w plombowanych pojemnikach lub Eko-Szafkach, co gwarantuje pełne bezpieczeństwo podczas transportu. Proces niszczenia jest monitorowany za pomocą systemów CCTV oraz GPS, co pozwala na pełną kontrolę nad każdym etapem utylizacji. Po zakończeniu niszczenia wystawiamy Certyfikat Zniszczenia Dokumentów, który potwierdza zgodność procesu z przepisami RODO.
Jeżeli w Państwa firmie regularnie gromadzą się dokumenty do zniszczenia, warto skorzystać z opcji cyklicznej utylizacji. Oferujemy dostarczanie bezpiecznych Eko-Szafek oraz Eko-Pojemników, które mogą być regularnie odbierane przez naszych pracowników. Dzięki temu rozwiązaniu dokumenty mogą być bezpiecznie przechowywane do momentu odbioru i zniszczenia, co pozwala na efektywne zarządzanie poufną dokumentacją.
Zapraszamy do kontaktu, aby dowiedzieć się więcej o naszych usługach i wspólnie zadbać o ochronę Państwa poufnych danych.