Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) nakłada na firmy obowiązek odpowiedniego przetwarzania danych osobowych, w tym także ich bezpiecznego usuwania. Właściwe niszczenie dokumentów papierowych oraz cyfrowych nośników danych ma kluczowe znaczenie dla ochrony prywatności oraz zapobiegania naruszeniom bezpieczeństwa. Warto zatem wiedzieć, jakie procedury należy wdrożyć, aby zniszczenie dokumentów było zgodne z przepisami RODO i zapewniało pełne bezpieczeństwo.
1. Dlaczego zgodność z RODO jest tak ważna?
RODO ma na celu ochronę danych osobowych obywateli Unii Europejskiej, a jego naruszenie może prowadzić do poważnych konsekwencji, zarówno prawnych, jak i finansowych. Zgodnie z przepisami, dane osobowe mogą być przetwarzane wyłącznie przez określony czas, po którym powinny zostać usunięte, jeśli ich przechowywanie nie jest już uzasadnione. W praktyce oznacza to konieczność wprowadzenia procedur regularnego niszczenia niepotrzebnych dokumentów zawierających dane osobowe, zarówno w formie papierowej, jak i cyfrowej.
2. Kiedy należy niszczyć dokumenty?
Zgodnie z zasadą minimalizacji danych, dane osobowe powinny być przechowywane jedynie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zgromadzone. Po upływie tego czasu dokumenty należy bezpiecznie zniszczyć. Na przykład dokumenty związane z rekrutacją pracowników mogą być przechowywane jedynie do momentu zakończenia procesu rekrutacyjnego, a po tym czasie muszą zostać usunięte. Podobnie jest z dokumentami finansowymi, które po zakończeniu ustawowego okresu archiwizacji muszą być zniszczone zgodnie z przepisami RODO.
3. Bezpieczne niszczenie dokumentów papierowych
Zniszczenie dokumentów papierowych powinno być przeprowadzane w sposób, który uniemożliwi ich późniejsze odczytanie. Zwykłe wrzucenie dokumentów do kosza na śmieci czy recyclingu nie spełnia wymogów RODO. Aby zapewnić zgodność z przepisami, zaleca się stosowanie profesjonalnych niszczarek o odpowiednim stopniu bezpieczeństwa, takich jak niszczarki o standardzie P-3 lub P-4, które zapewniają właściwe rozdrobnienie dokumentów. Nasza firma oferuje usługi niszczenia dokumentów zgodnie z międzynarodowymi normami ISO 21964/DIN66399, co gwarantuje zgodność z przepisami RODO.
4. Niszczenie nośników danych cyfrowych
W dzisiejszych czasach większość danych przechowywanych jest w formie cyfrowej. Pendrive’y, dyski twarde, karty pamięci czy płyty CD/DVD to nośniki, które mogą zawierać dane osobowe, a po zakończeniu ich użyteczności powinny być bezpiecznie zniszczone. W przypadku nośników danych cyfrowych RODO wymaga, aby zostały one zniszczone w sposób uniemożliwiający ich późniejsze odzyskanie. Zwykłe usunięcie plików z komputera nie jest wystarczające, ponieważ dane te nadal mogą być odzyskane. Dlatego niezbędne jest zastosowanie metod fizycznego niszczenia nośników, takich jak demagnetyzacja czy mechaniczne zniszczenie dysków i innych nośników.
5. Proces niszczenia dokumentów
Zgodnie z RODO, administrator danych jest odpowiedzialny za całość procesu przetwarzania danych, w tym również za ich bezpieczne niszczenie. Warto więc upewnić się, że firma, która zajmuje się niszczeniem dokumentów, oferuje pełny monitoring procesu. Kolejnym kluczowym elementem zgodności z RODO jest odpowiednia dokumentacja procesu niszczenia danych. Firma niszcząca dokumenty powinna wystawić Certyfikat Zniszczenia Dokumentów, który będzie dowodem na to, że dane osobowe zostały zniszczone w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami. Taki certyfikat stanowi zabezpieczenie dla przedsiębiorstwa na wypadek ewentualnych kontroli organów nadzorczych.