Stare dokumenty nie mogą być przechowywane w nieskończoność. Każda firma powinna regularnie weryfikować swoje archiwa i decydować, które z dokumentów można zniszczyć, a które wciąż muszą być przechowywane. W przypadku dokumentów, które zawierają dane osobowe, ważne jest, aby niszczenie było przeprowadzane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Czas przechowywania dokumentów może różnić się w zależności od ich charakteru oraz przepisów prawa – na przykład dokumenty księgowe muszą być przechowywane przez 5 lat, a dokumenty kadrowe nawet przez 10 lat.
Jakie metody niszczenia dokumentów są dostępne?
Stare dokumenty można niszczyć na kilka sposobów, jednak najważniejsze jest to, aby wybrana metoda gwarantowała nieodwracalne zniszczenie nośników danych. Oto kilka najpopularniejszych metod:
- Niszczenie w biurowej niszczarce – to jedno z najprostszych rozwiązań, jednak często nie wystarczająco bezpieczne. Niszczenie dokumentów w podstawowych niszczarkach domowych czy biurowych może nie zapewnić wystarczającego stopnia ochrony. W przypadku dokumentów zawierających dane poufne lub wrażliwe, takie jak informacje o klientach, finansach czy dane medyczne, zaleca się niszczenie w specjalistycznych urządzeniach o wysokim stopniu tajności, zgodnych z normami ISO 21964/DIN66399.
- Profesjonalne niszczenie dokumentów przez firmę specjalistyczną – jest to najbezpieczniejsze rozwiązanie. Nasza firma oferuje kompleksową usługę niszczenia dokumentów papierowych oraz nośników danych, takich jak dyski twarde, płyty CD/DVD, pamięci USB i inne. Korzystamy z nowoczesnych maszyn niszczących renomowanej firmy HSM, które spełniają najwyższe standardy bezpieczeństwa (P-3 i P-4). Dzięki temu zapewniamy pełną nieodwracalność procesu niszczenia.
- Demagnetyzacja – w przypadku nośników magnetycznych, takich jak dyski twarde, istotnym rozwiązaniem jest demagnetyzacja. Proces ten polega na usunięciu zawartości nośnika poprzez rozmagnesowanie, co czyni dane nieodwracalnie nieczytelnymi. Jest to bardzo skuteczna metoda, jednak należy pamiętać, że demagnetyzowane nośniki także należy fizycznie zniszczyć, aby uniemożliwić ich ewentualną rekonstrukcję.
Dlaczego warto zlecić niszczenie dokumentów specjalistom?
Choć możliwe jest samodzielne niszczenie dokumentów, warto zlecić ten proces firmie specjalizującej się w utylizacji poufnych danych. Oto kilka powodów, dla których profesjonalna usługa niszczenia dokumentów jest korzystnym wyborem:
- Gwarancja bezpieczeństwa – nasza firma posiada międzynarodowe certyfikaty ISO 9001 oraz ISO 27001, które potwierdzają, że procesy związane z bezpieczeństwem danych są u nas realizowane zgodnie z najwyższymi standardami. Dodatkowo wszystkie etapy niszczenia dokumentów są monitorowane i rejestrowane, a klient otrzymuje Certyfikat Zniszczenia Dokumentów, co stanowi formalne potwierdzenie wykonania usługi.
- Ochrona środowiska – w ramach naszych usług stosujemy systemy recyklingowe. Papier, który ulega zniszczeniu, może zostać przetworzony i wykorzystany ponownie. Dzięki temu proces niszczenia dokumentów jest przyjazny dla środowiska, a ścinki przekazywane są do papierni, gdzie zyskują nowe życie w postaci materiałów higienicznych.
- Pełna kontrola nad procesem – nasi klienci mają możliwość zdalnego monitorowania całego procesu niszczenia dokumentów. Dzięki systemowi GPS i kamerom CCTV mogą Państwo na bieżąco śledzić, jak niszczone są Wasze dokumenty. Dodatkowo oferujemy możliwość nagrania całego procesu i udostępnienia materiału w chmurze lub na nośniku przenośnym.
- Oszczędność czasu i wygoda – w ramach naszych usług oferujemy również dostarczanie specjalnych Eko-Szafek i Eko-Pojemników na dokumenty. Nasi pracownicy regularnie odbierają pełne pojemniki, co pozwala Państwu skupić się na prowadzeniu firmy, bez konieczności martwienia się o logistykę niszczenia dokumentów.
Podsumowanie
Niszczenie starych dokumentów to proces, który wymaga odpowiedniego podejścia, zwłaszcza gdy w grę wchodzą dane poufne. Niewłaściwie zniszczone dokumenty mogą narazić Państwa firmę na poważne ryzyko prawne i utratę reputacji. Dlatego zalecamy zlecenie tej czynności specjalistom, którzy gwarantują pełną poufność i bezpieczeństwo. Nasza firma, działająca zgodnie z normami ISO, oferuje kompleksowe usługi niszczenia dokumentów, które zapewnią spokój i ochronę przed ryzykiem. Zapraszamy do kontaktu w celu ustalenia szczegółów i wyceny usług.