Czego się dowiesz?
- Kiedy można legalnie zniszczyć dokumenty w firmie?
Dokumenty w firmie można zniszczyć dopiero po upływie obowiązkowego okresu przechowywania właściwego dla danej kategorii dokumentacji. Najpierw trzeba ustalić, jakie przepisy mają zastosowanie do konkretnego zbioru, bo inne terminy dotyczą dokumentów księgowych, kadrowych, medycznych i danych osobowych.
- Ile trzeba przechowywać dokumenty księgowe i podatkowe przed ich zniszczeniem?
Dokumenty księgowe i podatkowe przechowuje się co najmniej 5 lat, a dopiero po tym czasie można rozważyć ich zniszczenie. W artykule wskazano też, że dla ksiąg rachunkowych i zatwierdzonych rocznych sprawozdań finansowych okres ten liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym zatwierdzenia sprawozdania.
- Jak długo trzeba przechowywać dokumentację medyczną przed zniszczeniem?
Dokumentację medyczną standardowo przechowuje się przez 20 lat od końca roku ostatniego wpisu, ale w niektórych przypadkach okres ten jest dłuższy. Dokumentację pacjenta zmarłego wskutek uszkodzenia ciała lub zatrucia oraz dokumentację losów krwi przechowuje się 30 lat, a dokumentację dzieci do 2. roku życia przez 22 lata.
- Jak ustalić, które dokumenty w archiwum nadają się już do zniszczenia?
Aby ustalić, które dokumenty można już zniszczyć, trzeba regularnie przeglądać archiwum, przypisać dokumenty do właściwych kategorii i sprawdzić odpowiadające im przepisy. Pomaga w tym uporządkowany system zarządzania dokumentacją oraz weryfikacja, czy dany nośnik nie jest jeszcze potrzebny do celów organizacyjnych lub wewnętrznych.
Co znajdziesz w artykule?
Okres przechowywania dokumentów – co mówi prawo?
Prawo nakłada na firmy i instytucje obowiązek przechowywania dokumentów przez określony czas, co jest zależne od rodzaju dokumentacji. W Polsce kluczowe przepisy dotyczące tego zagadnienia obejmują m.in. RODO, Kodeks Pracy, ustawę o rachunkowości oraz inne regulacje branżowe. Oto kilka najważniejszych kategorii dokumentów i okresy ich przechowywania:- Dokumenty księgowe i podatkowe – Zgodnie z ustawą o rachunkowości, dokumenty finansowe, takie jak faktury, księgi rachunkowe czy deklaracje podatkowe, muszą być przechowywane przez minimum 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Po tym okresie możliwe jest ich zniszczenie, pod warunkiem że nie toczy się żadne postępowanie podatkowe ani kontrola skarbowa.
- Dokumentacja kadrowa – Dokumenty związane z zatrudnieniem pracowników, w tym umowy o pracę, listy płac, karty ewidencji czasu pracy czy dokumenty związane z wypłatą wynagrodzeń, muszą być przechowywane przez 10 lat od momentu zakończenia stosunku pracy. Dotyczy to również dokumentów związanych z ubezpieczeniami społecznymi.
- Dokumentacja medyczna – Przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji medycznej różnią się w zależności od rodzaju placówki medycznej i specyfiki dokumentów. Zazwyczaj dokumentacja pacjenta musi być przechowywana przez co najmniej 20 lat od daty ostatniego wpisu, z wyjątkiem przypadków, w których przepisy wymagają dłuższego okresu przechowywania.
- Dane osobowe – Zgodnie z przepisami RODO, dane osobowe mogą być przechowywane tylko tak długo, jak jest to niezbędne do celów, dla których zostały zebrane. Po zakończeniu przetwarzania dane powinny zostać usunięte lub zniszczone. Należy przy tym pamiętać, że obowiązują również szczególne przepisy dotyczące np. przetwarzania danych pracowników, klientów czy kontrahentów, które mogą wpływać na okres przechowywania dokumentacji.
Jak ustalić, kiedy można zniszczyć dokumenty?
Zarządzanie dokumentacją i jej terminowe niszczenie to kluczowe działania dla każdej organizacji. Aby odpowiednio ustalić, kiedy można zniszczyć dokumenty, warto stosować się do kilku kroków:- Przegląd archiwum – Regularne przeglądanie dokumentacji pozwala na ustalenie, które dokumenty mogą być zniszczone. Warto wdrożyć system, który automatycznie przypomina o upływie terminu przechowywania danych.
- Określenie obowiązujących przepisów – Każdy rodzaj dokumentu może podlegać innym przepisom dotyczącym okresu przechowywania. Dlatego istotne jest, aby zawsze dokładnie weryfikować, jak długo dokumenty muszą być przechowywane, zanim będą mogły zostać zniszczone.
- Zastosowanie odpowiednich norm – W naszej firmie, niszczenie dokumentów odbywa się zgodnie z normami ISO 21964/DIN66399, co gwarantuje pełną ochronę danych. Każdy nośnik danych, który Państwo przekażą do zniszczenia, zostanie nieodwracalnie zniszczony, a proces ten będzie potwierdzony Certyfikatem Zniszczenia Dokumentów.
- Weryfikacja potrzeb biznesowych – Warto pamiętać, że niektóre dokumenty mogą być wciąż potrzebne, nawet po upływie ustawowego okresu przechowywania. Przed zniszczeniem warto zastanowić się, czy dokumenty mogą być przydatne do celów biznesowych, np. w przypadku audytów wewnętrznych.
Co nowego w czerwcu 2026?
Przed zniszczeniem dokumentów warto sprawdzić wyjątki i sposób liczenia terminów, bo to one najczęściej decydują, czy utylizacja jest już legalna.
- Starsze akta pracownicze — dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania wynosi 50 lat od ustania zatrudnienia, chyba że złożono raport informacyjny do ZUS; wtedy 10 lat.
- Spór sądowy wydłuża termin — jeśli dokumentacja pracownicza jest dowodem w postępowaniu lub pracodawca wie o pozwie, przechowywanie trwa do prawomocnego zakończenia sprawy i co najmniej 12 miesięcy dłużej.
- Medyczna nie zawsze 20 lat — standard to 20 lat od końca roku ostatniego wpisu, ale dokumentację pacjenta zmarłego wskutek uszkodzenia ciała lub zatrucia oraz dokumentację losów krwi przechowuje się 30 lat.
- Dzieci do 2. roku życia — dokumentację medyczną tej grupy pacjentów trzeba przechowywać przez 22 lata od końca roku kalendarzowego ostatniego wpisu.
- Jak liczyć 5 lat w księgowości — księgi rachunkowe i zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe przechowuje się co najmniej 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym zatwierdzenia sprawozdania.
Pytania i odpowiedzi
Czy po upływie ustawowego terminu dokumenty trzeba zniszczyć od razu?
Po upływie minimalnego okresu przechowywania dokumentów nie ma obowiązku ich natychmiastowego niszczenia. Najpierw należy sprawdzić, czy nie są potrzebne do trwającego postępowania, audytu, sporu sądowego albo realizacji konkretnego obowiązku prawnego. Dopiero brak takich przesłanek pozwala bezpiecznie podjąć decyzję o zniszczeniu.
Jak liczyć termin przechowywania dokumentów, żeby nie zniszczyć ich zbyt wcześnie?
Termin przechowywania trzeba liczyć dokładnie według zasad właściwych dla danej kategorii dokumentów, ponieważ moment rozpoczęcia biegu terminu nie zawsze jest taki sam. W praktyce znaczenie ma m.in. koniec roku kalendarzowego, koniec roku obrotowego, data ustania zatrudnienia albo data ostatniego wpisu. Błąd w sposobie liczenia może prowadzić do przedwczesnego zniszczenia dokumentacji.
Czym różni się usunięcie danych osobowych od zniszczenia dokumentów papierowych?
Usunięcie danych osobowych oznacza trwałe zakończenie możliwości identyfikacji osoby, natomiast zniszczenie dokumentu papierowego dotyczy fizycznego nośnika informacji. W przypadku papieru samo wyrzucenie dokumentu do zwykłego kosza nie spełnia wymogów bezpieczeństwa, jeśli zawiera dane wrażliwe lub poufne. Proces powinien uniemożliwiać odczytanie, odzyskanie i ponowne wykorzystanie informacji.
Czy wszystkie akta pracownicze przechowuje się przez 10 lat?
Nie wszystkie akta pracownicze podlegają dziś temu samemu terminowi przechowywania. Dla części starszej dokumentacji pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. nadal może obowiązywać okres 50 lat, chyba że spełniono warunki skrócenia tego czasu, w tym związane z przekazaniem odpowiednich danych do ZUS. Przed zniszczeniem akt kadrowych trzeba więc ustalić datę zatrudnienia i podstawę prawną dla konkretnej teczki.
Jak potwierdzić, że niszczenie dokumentów odbyło się zgodnie z przepisami?
Zgodność procesu niszczenia dokumentów potwierdza przede wszystkim właściwa procedura, ewidencja i możliwość wykazania, że dane zostały zniszczone w sposób nieodwracalny. W praktyce często sporządza się protokół lub uzyskuje certyfikat zniszczenia, który dokumentuje zakres, datę i sposób utylizacji. Taka dokumentacja ma znaczenie dowodowe podczas kontroli, audytu lub w razie sporu.