Niszczenie dokumentów to istotna czynność, której nie można lekceważyć. Dokumenty, szczególnie te zawierające dane osobowe lub wrażliwe informacje, muszą być przechowywane zgodnie z przepisami prawa, a ich zniszczenie powinno odbywać się w odpowiednim momencie i z zachowaniem wszelkich wymogów prawnych. Pytanie o to, kiedy można niszczyć dokumenty, często pojawia się w kontekście przepisów RODO, ale również obowiązków archiwizacyjnych związanych z dokumentacją kadrową, księgową czy medyczną. W niniejszym wpisie wyjaśniamy, jakie są zasady dotyczące przechowywania dokumentów oraz kiedy można je legalnie zniszczyć.
Okres przechowywania dokumentów – co mówi prawo?
Prawo nakłada na firmy i instytucje obowiązek przechowywania dokumentów przez określony czas, co jest zależne od rodzaju dokumentacji. W Polsce kluczowe przepisy dotyczące tego zagadnienia obejmują m.in. RODO, Kodeks Pracy, ustawę o rachunkowości oraz inne regulacje branżowe. Oto kilka najważniejszych kategorii dokumentów i okresy ich przechowywania:
- Dokumenty księgowe i podatkowe – Zgodnie z ustawą o rachunkowości, dokumenty finansowe, takie jak faktury, księgi rachunkowe czy deklaracje podatkowe, muszą być przechowywane przez minimum 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Po tym okresie możliwe jest ich zniszczenie, pod warunkiem że nie toczy się żadne postępowanie podatkowe ani kontrola skarbowa.
- Dokumentacja kadrowa – Dokumenty związane z zatrudnieniem pracowników, w tym umowy o pracę, listy płac, karty ewidencji czasu pracy czy dokumenty związane z wypłatą wynagrodzeń, muszą być przechowywane przez 10 lat od momentu zakończenia stosunku pracy. Dotyczy to również dokumentów związanych z ubezpieczeniami społecznymi.
- Dokumentacja medyczna – Przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji medycznej różnią się w zależności od rodzaju placówki medycznej i specyfiki dokumentów. Zazwyczaj dokumentacja pacjenta musi być przechowywana przez co najmniej 20 lat od daty ostatniego wpisu, z wyjątkiem przypadków, w których przepisy wymagają dłuższego okresu przechowywania.
- Dane osobowe – Zgodnie z przepisami RODO, dane osobowe mogą być przechowywane tylko tak długo, jak jest to niezbędne do celów, dla których zostały zebrane. Po zakończeniu przetwarzania dane powinny zostać usunięte lub zniszczone. Należy przy tym pamiętać, że obowiązują również szczególne przepisy dotyczące np. przetwarzania danych pracowników, klientów czy kontrahentów, które mogą wpływać na okres przechowywania dokumentacji.
Jak ustalić, kiedy można zniszczyć dokumenty?
Zarządzanie dokumentacją i jej terminowe niszczenie to kluczowe działania dla każdej organizacji. Aby odpowiednio ustalić, kiedy można zniszczyć dokumenty, warto stosować się do kilku kroków:
- Przegląd archiwum – Regularne przeglądanie dokumentacji pozwala na ustalenie, które dokumenty mogą być zniszczone. Warto wdrożyć system, który automatycznie przypomina o upływie terminu przechowywania danych.
- Określenie obowiązujących przepisów – Każdy rodzaj dokumentu może podlegać innym przepisom dotyczącym okresu przechowywania. Dlatego istotne jest, aby zawsze dokładnie weryfikować, jak długo dokumenty muszą być przechowywane, zanim będą mogły zostać zniszczone.
- Zastosowanie odpowiednich norm – W naszej firmie, niszczenie dokumentów odbywa się zgodnie z normami ISO 21964/DIN66399, co gwarantuje pełną ochronę danych. Każdy nośnik danych, który Państwo przekażą do zniszczenia, zostanie nieodwracalnie zniszczony, a proces ten będzie potwierdzony Certyfikatem Zniszczenia Dokumentów.
- Weryfikacja potrzeb biznesowych – Warto pamiętać, że niektóre dokumenty mogą być wciąż potrzebne, nawet po upływie ustawowego okresu przechowywania. Przed zniszczeniem warto zastanowić się, czy dokumenty mogą być przydatne do celów biznesowych, np. w przypadku audytów wewnętrznych.
Zapraszamy do skorzystania z naszych usług niszczenia dokumentów. Oferujemy pełne wsparcie w zakresie zarządzania dokumentacją i jej bezpieczną utylizację.