Niszczenie dokumentów to proces, który ma na celu bezpowrotne zniszczenie nośników zawierających wrażliwe informacje, takie jak dane osobowe, dokumenty firmowe czy inne poufne materiały. W dobie zaostrzonych przepisów związanych z ochroną danych osobowych, w tym RODO, odpowiednie niszczenie dokumentów jest kluczowe dla zapewnienia bezpieczeństwa i poufności informacji. Jak wygląda ten proces i na czym dokładnie polega?
Proces niszczenia dokumentów
Proces niszczenia dokumentów, który realizujemy, składa się z kilku kluczowych etapów, zapewniających pełne bezpieczeństwo danych. Wszystkie nasze działania są zgodne z normami ISO 21964/DIN66399, które definiują różne klasy tajności dokumentów, w zależności od ich wrażliwości.
- Odbiór dokumentów
Dostosowujemy nasze usługi do potrzeb klientów, oferując możliwość samodzielnego dostarczenia dokumentów lub skorzystania z naszej usługi transportu. W ramach cyklicznej współpracy dostarczamy specjalne pojemniki lub Eko-Szafki, które zamykane są na kluczyk, a następnie regularnie odbierane przez naszych pracowników. Eko-Szafka może pomieścić około 100 kg dokumentów, natomiast pojemniki mają pojemność do 120 kg. Dokumenty mogą być przechowywane w dowolnej formie – w koszulkach, segregatorach czy nawet zbindowane, ponieważ my zajmiemy się ich bezpiecznym zniszczeniem.
- Bezpieczny transport
Po odbiorze dokumentów przewozimy je w naszych specjalistycznych pojazdach, które są wyposażone w systemy GPS oraz wewnętrzny monitoring, co zapewnia pełną kontrolę nad transportem. Każdy pojemnik jest plombowany i posiada unikalny numer, dzięki czemu możemy zapewnić pełną transparentność procesu. Klienci mogą być pewni, że ich dokumenty są bezpieczne na każdym etapie transportu.
- Proces niszczenia
Niszczenie dokumentów odbywa się w naszej nowoczesnej niszczarni, wyposażonej w profesjonalne maszyny HSM, które spełniają najwyższe standardy bezpieczeństwa. Niszczarki o stopniach bezpieczeństwa P−3 i P−4 mielą dokumenty na drobne kawałki, co uniemożliwia ich ponowne odtworzenie. W zależności od wrażliwości danych możemy dostosować stopień zniszczenia do wymagań klientów, niszcząc nośniki nawet do 4. klasy tajności. Cały proces można obserwować zdalnie – oferujemy transmisję na żywo, co daje naszym klientom pełną kontrolę nad procesem zniszczenia.
- Certyfikacja i dokumentacja
Po zakończeniu niszczenia sporządzamy szczegółową dokumentację. Każdy klient otrzymuje Certyfikat Zniszczenia Dokumentów, który stanowi dowód na to, że proces został przeprowadzony zgodnie z przepisami prawa. Wystawiamy również protokół przekazania dokumentacji. Taka dokumentacja jest niezbędna zwłaszcza w kontekście przepisów RODO, które nakładają obowiązek bezpiecznego zarządzania danymi osobowymi.
Dlaczego warto zlecić niszczenie dokumentów profesjonalistom?
Zlecając niszczenie dokumentów naszej firmie, zyskujesz pewność, że cały proces zostanie przeprowadzony zgodnie z najwyższymi standardami. Dzięki naszemu doświadczeniu, nowoczesnym technologiom oraz międzynarodowym certyfikatom, jesteśmy w stanie zapewnić pełne bezpieczeństwo i poufność przekazanych nam danych. Nasza usługa nie tylko spełnia wymogi prawne, ale także pozwala klientom uniknąć ewentualnych kar finansowych związanych z niewłaściwym zarządzaniem danymi osobowymi.