Każda firma, instytucja, a nawet osoba prywatna, generuje i gromadzi dokumenty, które mogą zawierać poufne dane osobowe, finansowe czy biznesowe. Przechowywanie takich dokumentów przez długi czas, nawet po zakończeniu ich przydatności, może nie tylko zajmować cenną przestrzeń, ale również stwarzać ryzyko naruszenia ochrony danych. W związku z tym wiele osób zadaje sobie pytanie: po jakim czasie powinno się niszczyć dokumenty?
1. Dlaczego ważne jest przestrzeganie okresów przechowywania dokumentów?
Każda firma ma obowiązek przetwarzać i przechowywać dane osobowe zgodnie z określonymi przepisami prawa, w tym z RODO. Dane te mogą być przechowywane tylko przez okres, który jest niezbędny do realizacji celów, w jakich zostały zebrane. Po tym czasie należy je bezpiecznie zniszczyć, aby nie dopuścić do ich nieuprawnionego wykorzystania.
Przetrzymywanie dokumentów zbyt długo może prowadzić do poważnych naruszeń ochrony danych, co z kolei wiąże się z możliwością nałożenia kar finansowych przez organy nadzorujące. Z drugiej strony, zbyt szybkie zniszczenie dokumentów może skutkować brakiem dostępu do kluczowych informacji w przypadku kontroli, audytów czy sporów prawnych. Dlatego niezwykle ważne jest znalezienie właściwego balansu i przestrzeganie obowiązujących przepisów.
2. Jakie są okresy przechowywania dokumentów?
Czas, po jakim należy zniszczyć dokumenty, zależy od ich rodzaju i specyfiki. Przepisy prawa określają minimalny czas przechowywania niektórych dokumentów, po którym można je bezpiecznie zniszczyć. Oto kilka przykładów:
2.1. Dokumenty księgowe i podatkowe
Dokumenty księgowe i podatkowe, takie jak faktury, księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe, czy deklaracje podatkowe, muszą być przechowywane przez określony przepisami czas. Zgodnie z polskimi przepisami prawa, okres przechowywania dokumentów podatkowych wynosi 5 lat od zakończenia roku podatkowego, którego dotyczą. Dopiero po tym okresie dokumenty te mogą być bezpiecznie zniszczone.
2.2. Dokumentacja pracownicza
Dokumenty dotyczące zatrudnienia, takie jak umowy o pracę, listy płac, ewidencje czasu pracy czy zgłoszenia do ZUS, mają różne okresy przechowywania w zależności od ich rodzaju. Na przykład akta osobowe pracowników muszą być przechowywane przez okres 10 lat od zakończenia stosunku pracy. Dopiero po tym czasie można je zniszczyć.
2.3. Dokumentacja medyczna
Dokumentacja medyczna, która zawiera informacje o stanie zdrowia pacjentów, także podlega ścisłym przepisom dotyczącym okresu przechowywania. W większości przypadków dokumentacja medyczna musi być przechowywana przez 20 lat od daty ostatniego wpisu.
2.4. Dokumenty finansowe i bankowe
Dokumenty takie jak umowy kredytowe, wyciągi bankowe, zestawienia transakcji, muszą być przechowywane przez różne okresy, zależnie od przepisów danej instytucji finansowej oraz rodzaju dokumentu. Przykładowo, banki często wymagają przechowywania dokumentacji finansowej przez okres 5 lat.
2.5. Inne dokumenty biznesowe
Dokumenty biznesowe, takie jak umowy handlowe, kontrakty z klientami czy korespondencja biznesowa, powinny być przechowywane przez czas niezbędny do realizacji celów, w jakich zostały stworzone. Zazwyczaj jest to od 3 do 5 lat, ale w niektórych przypadkach okres ten może być krótszy lub dłuższy w zależności od zapisów umownych lub przepisów prawa.
3. Co zrobić po upływie okresu przechowywania dokumentów?
Po upływie okresu przechowywania dokumentów zgodnie z przepisami należy je bezpiecznie zniszczyć. Wyrzucenie dokumentów do zwykłego śmietnika nie jest wystarczające, ponieważ istnieje ryzyko, że ktoś niepowołany może uzyskać dostęp do tych informacji. Aby zagwarantować pełne bezpieczeństwo danych, warto skorzystać z usług profesjonalnej firmy zajmującej się niszczeniem dokumentów.