Umowy cywilnoprawne i dokumentacja umowna to kluczowe elementy w funkcjonowaniu każdej firmy. Jak długo należy je przechowywać i kiedy można je bezpiecznie zniszczyć? Poznaj przepisy, obowiązki oraz bezpieczne metody utylizacji dokumentów.
Czym są umowy cywilnoprawne?
Umowy cywilnoprawne to kontrakty zawierane między stronami na podstawie Kodeksu cywilnego, które nie mają charakteru umów o pracę. Najczęściej spotykane to umowa zlecenie, umowa o dzieło oraz umowa o świadczenie usług. Regulują one wzajemne prawa i obowiązki stron, np. wykonanie określonego zadania, dostarczenie dzieła czy świadczenie usług w zamian za wynagrodzenie.
Dokumentacja umowna to zbiór dokumentów związanych z realizacją tych umów. Obejmuje nie tylko same kontrakty, ale także aneksy, protokoły odbioru, korespondencję związaną z realizacją umowy, a czasem nawet faktury czy potwierdzenia przelewów. W przypadku firm zatrudniających pracowników na podstawie umów cywilnoprawnych, dokumentacja ta może być powiązana z ewidencją czasu pracy czy rozliczeniami podatkowymi.
Dokumentacja umowna – okres archiwizacji
W Polsce okres przechowywania umów cywilnoprawnych, takich jak umowy zlecenia czy umowy o dzieło, zależy od ich charakteru oraz związanych z nimi obowiązków podatkowych i ubezpieczeniowych. Ile lat przechowywać umowy cywilnoprawne?
- Umowy zlecenia i o dzieło z ZUS: Jeśli umowa cywilnoprawna podlega ubezpieczeniom społecznym (np. umowa zlecenia), dokumenty związane z rozliczeniami ZUS (np. deklaracje, listy płac) należy przechowywać przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności składek. Jednak w przypadku kontroli ZUS, dokumenty te mogą być wymagane nawet przez dłuższy okres, jeśli dotyczą np. emerytur lub rent.
- Podatki: Dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi (np. PIT-11, rachunki do umów) muszą być przechowywane przez 5 lat od końca roku podatkowego, w którym złożono deklarację podatkową, ze względu na okres przedawnienia zobowiązań podatkowych (art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej).
- Kiedy można zniszczyć umowę o dzieło? Jeśli umowa nie podlega ZUS ani podatkom (np. prywatna umowa o dzieło bez rozliczeń), nie ma ustawowego obowiązku przechowywania, ale zaleca się przechowywanie przez co najmniej 6 lat (okres przedawnienia roszczeń cywilnych, zgodnie z Kodeksem cywilnym, art. 118), a w przypadku roszczeń gospodarczych do 3 lat.
Przechowywanie umów z pracownikami
Umowy z pracownikami (np. umowy o pracę) podlegają ściślejszym regulacjom, ponieważ są częścią dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z Kodeksem pracy oraz ustawą o emeryturach i rentach z FUS:
- Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej:
- Dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.: 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy (zgodnie z nowelizacją Kodeksu pracy). Dotyczy to akt osobowych, w tym umów o pracę, oraz dokumentów związanych z ewidencją czasu pracy i wynagrodzeniami.
- Dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., ale po 31 grudnia 1998 r.: 50 lat, chyba że pracodawca złoży raport informacyjny do ZUS, wtedy okres przechowywania skraca się do 10 lat.
- Dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.: 50 lat (brak możliwości skrócenia).
- Forma przechowywania: Dokumentacja pracownicza może być przechowywana w formie papierowej lub elektronicznej (po spełnieniu wymogów digitalizacji). Musi być zabezpieczona przed uszkodzeniem i dostępem osób nieuprawnionych.
- Cel przechowywania: Dokumenty te są istotne dla celów emerytalno-rentowych (ZUS), kontroli PIP oraz ewentualnych roszczeń pracowniczych (np. związanych z urlopami, nadgodzinami).
Praktyczne uwagi
- Przechowywanie elektroniczne: Od 2019 r. możliwe jest przechowywanie dokumentacji pracowniczej i niektórych umów cywilnoprawnych w formie elektronicznej, pod warunkiem zachowania odpowiednich standardów bezpieczeństwa i autentyczności.
- Zniszczenie dokumentów: Przed zniszczeniem dokumentów należy upewnić się, że upłynął wymagany okres przechowywania i nie toczą się żadne postępowania (np. kontrola ZUS, US, PIP). Zniszczenie powinno odbywać się zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych (RODO).
- Konsultacja z prawnikiem: W przypadku wątpliwości co do okresu przechowywania lub zniszczenia dokumentów warto skonsultować się z prawnikiem lub księgowym, aby uniknąć problemów w razie kontroli.
Dlaczego należy utylizować dokumentację?
Przechowywanie dokumentów po upływie wymaganego okresu archiwizacji jest nie tylko nieekonomiczne, ale także ryzykowne. Gromadzenie zbędnych dokumentów zajmuje miejsce, generuje koszty (np. wynajmu przestrzeni magazynowej) i zwiększa ryzyko naruszenia przepisów RODO, jeśli dokumenty zawierają dane osobowe. Dlatego tak ważne jest, aby po zakończeniu okresu archiwizacji dokumenty zostały bezpiecznie zniszczone.
Niszczenie dokumentacji pozwala:
- Zminimalizować ryzyko wycieku danych: Nieuprawniony dostęp do dokumentów zawierających dane osobowe może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych.
- Zoptymalizować przestrzeń biurową: Usunięcie niepotrzebnych dokumentów pozwala lepiej zorganizować archiwum.
- Zapewnić zgodność z prawem: Profesjonalna utylizacja gwarantuje, że proces niszczenia jest zgodny z przepisami, w tym RODO.
Jak bezpiecznie utylizować dokumentację?
Samodzielne niszczenie dokumentów, np. za pomocą niszczarki biurowej, może być niewystarczające, zwłaszcza w przypadku dużej ilości dokumentacji lub wrażliwych danych. Dlatego warto skorzystać z usług profesjonalnej firmy zajmującej się niszczeniem dokumentów. Takie firmy oferują:
- Bezpieczny proces niszczenia: Dokumenty są niszczone w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie, zgodnie z normą DIN 66399.
- Certyfikat zniszczenia: Po zakończeniu procesu firma wystawia dokument potwierdzający zgodne z prawem zniszczenie dokumentacji.
- Odbiór i transport: Profesjonalne firmy zapewniają bezpieczny transport dokumentów do miejsca utylizacji.
- Ekologiczne podejście: Dokumenty są poddawane recyklingowi, co wspiera ochronę środowiska.
Wybierając firmę, warto zwrócić uwagę na jej doświadczenie, referencje oraz zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych. Eko Sfera oferuje kompleksowe usługi niszczenia dokumentów, zapewniając bezpieczeństwo i zgodność z prawem.
Podsumowanie
Przechowywanie umów z pracownikami i dokumentacji umownej to obowiązek każdej firmy, ale równie ważne jest ich bezpieczne niszczenie po upływie wymaganego okresu archiwizacji. Kluczowe jest przestrzeganie przepisów dotyczących podatków, ZUS oraz ochrony danych osobowych, aby uniknąć kar i zapewnić zgodność z prawem. Profesjonalna utylizacja dokumentów to sposób na zminimalizowanie ryzyka wycieku danych i optymalizację procesów w firmie.
Szukasz bezpiecznego sposobu na niszczenie dokumentów? Skorzystaj z usług Eko Sfery – lidera w profesjonalnej utylizacji dokumentacji. Odwiedź naszą stronę niszczenie-dokumentacji.pl i dowiedz się, jak możemy Ci pomóc!