Niszczenie dokumentów księgowych to proces, który wymaga szczególnej uwagi, ponieważ dotyczy on informacji finansowych oraz danych osobowych, które muszą być odpowiednio chronione. Warto pamiętać, że niszczenie dokumentów księgowych powinno odbywać się zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym z regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych (RODO).
1. Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?
Zanim przejdą Państwo do procesu niszczenia dokumentów, kluczowe jest upewnienie się, że upłynął wymagany okres ich przechowywania. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, dokumenty księgowe należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Warto również pamiętać, że dokumenty te mogą być potrzebne w przypadku ewentualnych kontroli podatkowych, dlatego ważne jest, aby upewnić się, że wszystkie obowiązki podatkowe zostały spełnione przed zniszczeniem dokumentacji.
2. Dlaczego ważne jest bezpieczne niszczenie dokumentów księgowych?
Dokumenty księgowe zawierają szczegółowe informacje finansowe dotyczące Państwa firmy oraz dane osobowe pracowników, klientów czy kontrahentów. Z tego względu, niszczenie tych dokumentów musi odbywać się w sposób, który uniemożliwia ich odtworzenie. Niedbałe zniszczenie dokumentów może narazić Państwa firmę na ryzyko wycieku danych, co może skutkować karami finansowymi wynikającymi z przepisów RODO oraz utratą zaufania klientów i partnerów biznesowych.
Jakie dokumenty księgowe należy zniszczyć?
Do dokumentów księgowych, które podlegają zniszczeniu po upływie okresu archiwizacji, należą:
- Faktury VAT
- Księgi rachunkowe
- Ewidencje przychodów i kosztów
- Wyciągi bankowe
- Dokumenty płacowe i raporty księgowe
- Deklaracje podatkowe
Należy upewnić się, że wszystkie te dokumenty zostały odpowiednio zaksięgowane i rozliczone przed ich zniszczeniem.
3. Metody niszczenia dokumentów księgowych
Jednym z najpopularniejszych sposobów niszczenia dokumentów księgowych jest użycie niszczarki. Ważne jest jednak, aby korzystać z niszczarki o odpowiedniej klasie bezpieczeństwa, która spełnia normy DIN 66399. Im wyższa klasa bezpieczeństwa niszczarki, tym mniejsze ścinki dokumentów i tym trudniejsze ich odtworzenie. W przypadku dokumentów księgowych, które zawierają wrażliwe informacje, zaleca się używanie niszczarek o co najmniej poziomie P-3 lub P-4. Tego rodzaju urządzenia mielą dokumenty na drobne kawałki, co skutecznie uniemożliwia ich odtworzenie.
W przypadku dokumentów księgowych przechowywanych na nośnikach cyfrowych, takich jak dyski twarde, płyty CD czy pamięci USB, konieczne jest ich odpowiednie zniszczenie. Najskuteczniejszą metodą jest demagnetyzacja, czyli proces usuwania danych z nośników magnetycznych przy pomocy silnego pola magnetycznego, co uniemożliwia ich późniejsze odczytanie. Nośniki optyczne, takie jak płyty CD, powinny zostać fizycznie zniszczone – profesjonalne niszczarki są w stanie rozdrabniać tego typu nośniki na drobne fragmenty.
Jeśli mają Państwo pytania dotyczące niszczenia dokumentów księgowych, zachęcamy do kontaktu z naszym zespołem – chętnie doradzimy, jak bezpiecznie i efektywnie zarządzać dokumentacją.