W 2024 roku wiele firm oraz instytucji staje przed pytaniem, za jaki rok można bezpiecznie zniszczyć dokumenty. Odpowiedź na to pytanie zależy od rodzaju dokumentów, które posiadają Państwo w archiwach, oraz od przepisów regulujących ich przechowywanie. Przepisy te określają obowiązkowe okresy przechowywania, po których upływie dokumenty mogą lub muszą zostać zniszczone. W niniejszym wpisie wyjaśnimy, które dokumenty można zniszczyć w 2024 roku i na co zwrócić uwagę, planując proces utylizacji.
1. Dokumenty księgowe i podatkowe
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, dokumenty księgowe i podatkowe, takie jak faktury, księgi rachunkowe czy ewidencje, muszą być przechowywane przez okres 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku. Oznacza to, że w 2024 roku można zniszczyć dokumenty za rok 2018. Warto jednak pamiętać, że ten okres może zostać wydłużony w przypadku, gdy dojdzie do kontroli skarbowej. Jeśli Urząd Skarbowy wszczyna postępowanie podatkowe, obowiązek przechowywania dokumentów zostaje przedłużony do czasu zakończenia kontroli.
2. Dokumenty pracownicze
Kwestia przechowywania dokumentacji pracowniczej jest bardziej złożona. Zgodnie z przepisami, okres przechowywania dokumentacji osobowej oraz płacowej pracowników zatrudnionych po 2019 roku wynosi 10 lat. W przypadku pracowników zatrudnionych przed 2019 rokiem okres ten może wynosić nawet 50 lat, w zależności od daty zatrudnienia i zmieniających się przepisów. Oznacza to, że w 2024 roku mogą Państwo zniszczyć dokumenty pracownicze dotyczące zatrudnienia sprzed co najmniej 10 lat, o ile nie są objęte dłuższym okresem archiwizacji.
3. Dokumenty ZUS i ubezpieczeniowe
Dokumentacja związana ze składkami ZUS, takimi jak zgłoszenia pracowników do ubezpieczeń społecznych, musi być przechowywana przez okres 5 lat od dnia jej sporządzenia. Oznacza to, że w 2024 roku mogą Państwo zniszczyć dokumenty ZUS za rok 2018. Podobnie jak w przypadku dokumentów podatkowych, ten okres może ulec wydłużeniu w przypadku postępowania kontrolnego.
4. Dokumenty techniczne i handlowe
Dokumenty związane z działalnością handlową, umowy z klientami, oferty czy dokumenty techniczne, mogą podlegać różnym okresom przechowywania w zależności od ich charakteru. Zazwyczaj przepisy przewidują, że tego typu dokumenty należy przechowywać przez 5 lat, choć w niektórych przypadkach może to być krótszy okres. Warto przeanalizować specyfikę dokumentów, aby ocenić, czy można je zniszczyć w 2024 roku.
5. Wyjątkowe sytuacje – dłuższe okresy przechowywania
Warto pamiętać, że niektóre dokumenty mogą podlegać dłuższym okresom przechowywania, niż przewidują to standardowe przepisy. Przykładem mogą być dokumenty dotyczące postępowań sądowych, roszczeń lub innych sytuacji, w których przepisy wydłużają obowiązek archiwizacji. Dokumenty te mogą być przechowywane tak długo, jak wymaga tego konkretna sytuacja prawna.
Zalecamy regularne przeglądanie archiwów oraz niszczenie dokumentów, które nie muszą już być przechowywane, zgodnie z obowiązującymi normami bezpieczeństwa. W razie jakichkolwiek wątpliwości zachęcamy do kontaktu z naszym zespołem, który doradzi, jak najlepiej zarządzać dokumentacją oraz jej bezpieczną utylizacją.