W 2025 roku wiele firm będzie zastanawiać się, za jaki rok mogą bezpiecznie zniszczyć dokumenty, aby spełnić wymagania prawne dotyczące okresów archiwizacji. W zależności od rodzaju dokumentów obowiązują różne terminy przechowywania. Wyjaśnimy, które dokumenty można zniszczyć w 2025 roku, na jakie przepisy należy zwrócić uwagę oraz jak bezpiecznie przeprowadzić ten proces, aby spełnić wymogi prawne i zapewnić ochronę danych.
1. Dokumenty księgowe i podatkowe
Zgodnie z polskim prawem, dokumenty podatkowe oraz księgowe, takie jak faktury, księgi rachunkowe, ewidencje przychodów czy rozliczenia, muszą być przechowywane przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku czyli w praktyce 6 lat wstecz. Oznacza to, że w 2025 roku mogą Państwo zniszczyć dokumenty za rok 2018.
Jednak należy pamiętać, że w niektórych przypadkach, zwłaszcza jeśli toczy się postępowanie podatkowe, okres przechowywania może się wydłużyć. Dlatego przed zniszczeniem dokumentów warto upewnić się, że nie są one już potrzebne w związku z obowiązkami podatkowymi lub innymi kontrolami.
2. Dokumentacja pracownicza
Kwestia przechowywania dokumentacji pracowniczej w Polsce zależy od daty zatrudnienia pracownika oraz rodzaju dokumentów. Zgodnie z nowymi przepisami, dokumenty kadrowe i płacowe dotyczące pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku należy przechowywać przez 10 lat od momentu ustania stosunku pracy.
Oznacza to, że w 2025 roku można zniszczyć dokumenty pracownicze dopiero po przekazaniu do ZUS oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW) oraz raporty informacyjne (ZUS RIA) w tym przypadku 10-letni okres przechowywania liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy z danym pracownikiem uległ rozwiązaniu lub wygasł.
3. Dokumenty ZUS i ubezpieczeniowe
Dokumentacja związana z ubezpieczeniami społecznymi, w tym zgłoszenia pracowników do ZUS, musi być przechowywana przez okres 5 lat. W 2025 roku będą Państwo mogli zniszczyć dokumenty ZUS za rok 2019 i wcześniejsze. Jednak, podobnie jak w przypadku dokumentów podatkowych, jeśli toczy się jakiekolwiek postępowanie związane z ubezpieczeniami społecznymi, konieczne może być przechowywanie tych dokumentów dłużej.
4. Dokumenty handlowe i techniczne
Dokumenty dotyczące działalności handlowej, umowy z kontrahentami, oferty czy dokumentacja techniczna również mają różne okresy przechowywania. W większości przypadków tego rodzaju dokumenty można zniszczyć po 5 latach, jednak niektóre umowy czy dokumenty techniczne mogą podlegać innym przepisom lub wymogom firmowym. Dlatego przed podjęciem decyzji o niszczeniu tego typu dokumentów warto sprawdzić, czy nie są one nadal potrzebne.
Podsumowanie
W 2025 roku mogą Państwo zniszczyć dokumenty księgowe, podatkowe za rok 2018, natomiast dokumentację ZUS za rok 2019. Dokumenty pracownicze, w zależności od daty zakończenia stosunku pracy oraz przepisów, mogą być zniszczone po 10 latach od ich utworzenia po wypełnieniu odpowiednich oświadczeń w ZUS. Zalecamy regularne przeglądanie archiwów i niszczenie dokumentów, które nie muszą być już przechowywane, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jeśli mają Państwo wątpliwości, które dokumenty można zniszczyć, zapraszamy do kontaktu – nasi specjaliści chętnie doradzą, jak bezpiecznie zarządzać dokumentacją oraz przeprowadzić proces jej niszczenia.