W 2026 roku wiele firm będzie zastanawiać się, za jaki rok mogą bezpiecznie zniszczyć dokumenty, aby spełnić wymagania prawne dotyczące okresów archiwizacji. Zasady przechowywania dokumentacji finansowej, księgowej, ZUS i kadrowej są ściśle określone przepisami i zależą od rodzaju dokumentów oraz daty ich powstania. W 2026 roku wiele firm będzie mogło legalnie zniszczyć część archiwum — m.in. dokumenty podatkowe za 2019 rok oraz dokumenty ZUS za 2020 rok.
Poniżej wyjaśniamy szczegółowo, jakie dokumenty można legalnie zniszczyć w 2026 roku.
1. Dokumenty księgowe i podatkowe
Zgodnie z polskim prawem dokumenty podatkowe i księgowe — takie jak faktury, księgi rachunkowe, ewidencje, deklaracje i rozliczenia — muszą być przechowywane przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku czyli w praktyce 6 lat wstecz.
Oznacza to, że w 2026 roku mogą Państwo legalnie zniszczyć dokumenty za rok 2019.
Przykład:
- dokumenty za 2019 → termin płatności podatku upłynął w 2020 → okres 5 lat liczymy od 31.12.2020 → upływa 31.12.2025 → od 01.01.2026 można je zniszczyć.
Ważne: jeśli wobec firmy toczy się postępowanie podatkowe, kontrola lub sprawa karno-skarbową — dokumenty należy przechowywać dłużej. Zawsze warto sprawdzić, czy nie istnieją żadne toczące się zobowiązania.
2. Dokumentacja pracownicza
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej w Polsce zależy od daty zatrudnienia pracownika. Dla osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. okres ten wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy, pod warunkiem złożenia do ZUS oświadczenia (ZUS OSW) i raportu (ZUS RIA). W przypadku pracowników zatrudnionych w latach 1999–2018, okres przechowywania wynosi 50 lat, chyba że złożono stosowne dokumenty do ZUS, co skraca ten czas do 10 lat.
3. Dokumenty ZUS i ubezpieczeniowe
Dokumenty dotyczące ubezpieczeń społecznych (m.in. ZUA, ZWUA, RCA, DRA) należy przechowywać przez 5 lat zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych.
Tego typu dokumenty ZUS za rok 2020, których obowiązek złożenia powstał w 2020 roku, mogą zostać zniszczone po zakończeniu okresu przechowywania, czyli w 2026 roku
Jednak podobnie jak w przypadku dokumentów podatkowych, jeśli wobec firmy toczy się jakiekolwiek postępowanie, dokumenty muszą pozostać nienaruszone do czasu jego zakończenia.
4. Dokumenty handlowe i techniczne
Dokumenty związane z działalnością handlową (umowy, oferty, zamówienia, korespondencja biznesowa) oraz dokumentacja techniczna mają różne okresy archiwizacji — najczęściej jest to okres 5 lat. Jednak niektóre umowy czy dokumenty techniczne mogą podlegać innym przepisom lub wymogom firmowym. Dlatego przed podjęciem decyzji o niszczeniu tego typu dokumentów warto sprawdzić, czy nie są one nadal potrzebne.
Podsumowanie: jakie dokumenty można zniszczyć w 2026 roku?
W 2025 roku mogą Państwo zniszczyć:
- Dokumenty księgowe i podatkowe: za 2019 rok
- Dokumenty ZUS: za 2020 rok
- Dokumenty pracownicze: mogą być zniszczone po 10 latach od ich utworzenia po wypełnieniu odpowiednich oświadczeń w ZUS.
Zalecamy regularne przeglądanie archiwów i niszczenie dokumentów, które nie muszą być już przechowywane, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jeśli mają Państwo wątpliwości, które dokumenty nadal podlegają archiwizacji, zapraszamy do kontaktu — nasi specjaliści doradzą, jak prawidłowo zaplanować i przeprowadzić proces niszczenia dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami.